Tapahtumat

Tapahtumat-osio

Tapahtumat-osio sisältää kaikki julkaistut vuorot ja muut tapahtumat, joihin on kiinnitetty työntekijä. Osiossa tapahtumia voidaan tarkastella, hyväksyä, käsitellä toteumaan, muokata ja hallita joko yksittäin tai useita tapahtumia kerralla.

Tarkastele tapahtumia

Tapahtumalistauksessa näkyvät tapahtumien tiedot sarakkeissa. Sarakkeiden näkyvyyttä ja järjestystä voidaan muuttaa Muokkaa sarakkeita -toiminnolla.

Sivun yläreunasta löydät neljä pääsuodatinta (hyväksymättä, hyväksytyt, käsitellyt, kaikki), joilla voit suodattaa sivulle listattavia työvuoroja. Oletuksena näkymä avautuu Hyväksymättä-suodattimeen. Tapahtumalistauksen tiedot päivittyvät vasta, kun suodatus on tehty ja Suodata-painiketta on painettu. Pääsuodattimien lisäksi voit suodattaa dataa myös niiden alta löytyvillä perussuodattimilla.

• Hyväksymättä: Kaikki tapahtumat, joita ei ole vielä hyväksytty. Hyväksymättä olevia tapahtumia voi muokata, hyväksyä ja poistaa.

• Hyväksytyt: Kaikki hyväksytyt tapahtumat, joita ei ole vielä käsitelty toteumaan. Hyväksytyn vuoron hyväksynnän voi tarvittaessa perua, jos vuoron tietoihin tarvitsee vielä tehdä muutoksia. Hyväksytyt vuorot voi käsitellä toteumaan, mitä ennen mahdolliset lisätiedot tulee kuitata.

• Käsitellyt: Tapahtumat, jotka on käsitelty toteumaan (= palkka-/laskutusaineisto). Käsiteltyjen tapahtumien käsittely voidaan tarvittaessa perua. Tapahtuman ja siihen liittyvän toteuman voi myös poistaa.

• Kaikki: Kaikki toteutuneet työvuorot ja muut tapahtumat

1. Avaa Tapahtumat.

2. Valitse haluttu pääsuodatin.

3. Määritä tarvittavat suodattimet.

4. Paina Suodata.

5. Tarkastele tapahtumia listauksessa.

6. Tarvittaessa muuta näkyviä sarakkeita Muokkaa sarakkeita -toiminnolla.

Luo uusi tapahtuma

Tapahtumat-osiossa voidaan lisätä tapahtumia suoraan työntekijöille. Työntekijävalinta on pakollinen.

1. Avaa Tapahtumat.

2. Paina Luo uusi.

3. Valitse Tapahtumatyyppi.

4. Valitse työntekijä Työntekijät-kentässä.

5. Täytä muut tarvittavat tiedot.

6. Paina Tallenna tai Tallenna & luo uusi.

Muokkaa tapahtumaa

Vain hyväksymättömiä tapahtumia voi muokata. Jos haluat muokata hyväksyttyä tapahtumaa, tulee sinun ensin perua sen hyväksyntä.

Yksittäisen tapahtuman muokkaaminen

1. Avaa Tapahtumat.

2. Etsi listasta tapahtuma, jota haluat muokata ja klikkaa rivin oikeasta reunasta Muokkaa (kynäikoni).

3. Tee tarvittavat muutokset.

4. Jos haluat samalla hyväksyä vuoron, aktivoi muokkausikkunan alareunasta Hyväksy-valintaruutu.

5. Klikkaa Tallenna.

Usean tapahtuman massamuokkaaminen

1. Avaa Tapahtumat.

2. Valitse listasta vuorot, joita haluat muokata,

   • Huomaa, että muutos tulee voimaan kaikille valitsemillesi vuoroille, eli voit valita vain sellaisia vuoroja, joille haluat tehdä täysin saman muokkauksen. 

3. Klikkaa listan yläpuolella painiketta Muokkaa.

4. Tee tarvittavat muutokset.

5. Klikkaa Tallenna.

Hyväksy tapahtuma

Kun vuoroon ei haluta enää tehdä muokkauksia, sen voi hyväksyä. Näin ikään kuin kuitataan, että vuoron tiedot ovat oikein ja se voidaan käsitellä eteenpäin toteumaan, eli palkka- ja laskutusaineistoon.

Kaikki hyväksymättömät vuorot saat näkyviin klikkaamalla Tapahtumat-sivun pääsuodatuksista "Hyväksymättä".

Yksittäisen tapahtuman hyväksyminen

1. Etsi listauksesta tapahtuma, jonka haluat hyväksyä.

2. Klikkaa rivin oikean reunan painikkeista "Hyväksy".

Usean tapahtuman hyväksyminen

1. Valitse listasta kaikki ne vuorot, jotka haluat hyväksyä.

2. Klikkaa listan yläpuolelta löytyvistä painikkeista "Hyväksy".

Hyväksytyt tapahtumat löydät klikkaamalla Tapahtumat-sivun pääsuodattimista "Hyväksytyt". Tarvittaessa voit myös perua tapahtuman hyväksynnän. 

Peru hyväksyntä

Hyväksyntä voidaan perua, jos tapahtuman käsittely on ensin peruttu tarvittaessa.

1. Valitse hyväksytty tapahtuma.

2. Valitse Peru hyväksyntä.

Poista tapahtuma

Artikkelissa käsitellään tapahtuman poistamista palkkahallinto-osiosta, Tapahtumat -sivulta. Tapahtuman poistamisesta työvuorosuunnittelun kalenterista voit lukea täältä.

Poista hyväksymättömän tapahtuma

1. Siirry Tapahtumat-osioon ja valitse pääsuodattimista "Hyväksymättä"

2. Etsi vuoro, jonka haluat poistaa

3. Klikkaa rivin oikeasta laidasta "Poista" (roskakori-ikoni)

Huom! Hyväksyttyä tapahtumaa ei voi poistaa. Jos jo hyväksytty tapahtuma täytyy saada poistettua, täytyy vuorolta ensin perua hyväksyntä.

Poista käsitelty tapahtuma

1. Siirry Tapahtumat-osioon ja valitse pääsuodattimista "Käsitellyt"

2. Etsi vuoro, jonka haluat poistaa

3. Klikkaa rivin oikeasta laidasta "Poista tapahtuma ja siihen liittyvä toteuma" (roskakori-ikoni)

   • Tämä toiminto poistaa sekä tapahtuman että siihen liittyvän toteuman (palkka- ja laskutusaineiston)

Usean tapahtuman poistaminen massana

1. Valitse tapahtumalistasta ne tapahtumat, jotka haluat poistaa

2. Klikkaa listan yläpuolelta löytyvistä painikkeista "Poista"

Tapahtuman lisätiedot

Tapahtumalla voi olla pääkäyttäjän, työntekijän tai tilaajan lisäämiä lisätietoja. Lisätiedoissa on usein palkanmaksuun tai laskutukseen liittyvää tietoa, minkä vuoksi lisätieto pitää kuitata luetuksi ennen toteumaan käsittelyä. Vain hallintokäyttäjä voi kuitata tekstit luetuksi. Kun kuittaat tapahtuman lisätiedot, kuittaantuvat ne muiltakin käyttäjiltä. Vain ‘'Lisätiedot työntekijältä’' ja ‘'Lisätiedot hyväksyjältä’' -kenttien sisällöt aktivoivat tarpeen kuittaukselle.

Yksittäisen tapahtuman lisätietojen kuittaaminen

1. Etsi listasta vuoro, jonka lisätiedot haluat kuitata

2. Klikkaa lisätiedot auki

3. Lue lisätiedot ja klikkaa "Kuittaa luetuksi"

Ko. tapahtuman lisätiedot on nyt kuitattu kaikilta käyttäjiltä. Voit palauttaa lisätiedon kuitattavaksi klikkaamalla lisätiedot auki ja klikkaamalla sitten "Aseta kuitattavaksi". 

Usean tapahtuman lisätietojen kuittaaminen

1. Valitse listasta kaikki ne vuorot, joiden lisätiedot haluat kuitata

2. Klikkaa listan yläpuolelta löytyvistä painikkeista "Kuittaa luetuksi"

Tapahtumien lisätiedot on nyt kuitattu kaikilta käyttäjiltä.

Käsittele tapahtuma toteumaan

Käsittelyllä, eli toteumaan käsittelyllä, tarkoitetaan tapahtuman palkka- ja laskutusaineiston muodostamista​. Käsittely muodostaa tapahtumasta toteuman sekä palkka- ja laskutusrivit. Vain hyväksytty tapahtuma voidaan käsitellä.

Tapahtuma vs. toteuma: Tapahtuma ja toteuma ovat kaksi eri asiaa. Tapahtumalla tarkoitetaan työvuoroa tai muuta tapahtumaa, esimerkiksi poissaoloa. Kun tapahtuma käsitellään, sille muodostetaan palkka- ja/tai laskutusaineisto, eli toteuma.

1. Valitse hyväksytty tapahtuma.

2. Valitse Käsittele.

3. Tarkista avautuvassa näkymässä muodostuvat rivit.

4. Tee tarvittaessa muutoksia riveihin.

5. Paina Tallenna.

Palkka- tai laskutuskauteen kuuluvien tapahtumien käsittely toteumaan

Suosittelemme käsittelemään kaikki palkka- tai laskutuskauteen kuuluvat tapahtumat kerralla Palkka- ja laskutuskaudet -osiossa. Lue lisää: Palkka- ja laskutuskaudet. 

Yksittäisen vuoron käsittely toteumaan 

1. Etsi listasta vuoro, jonka haluat käsitellä

2. Klikkaa rivin oikean reunan painikkeista "Käsittele"

Käsitellyt tapahtumat löydät klikkaamalla pääsuodattimista "Käsitellyt". Tarvittaessa voit myös perua tapahtuman käsittelyn.

Peru käsittely

Käsittelyn peruminen palauttaa tapahtuman takaisin hyväksyttyyn tilaan.

1. Valitse käsitelty tapahtuma.

2. Valitse Peru käsittely.

Käsittele ilman toteumaa

Toimintoa käytetään tapahtumille, joilta ei muodostu toteumarivejä.

1. Avaa tapahtuman rivitoiminnot.

2. Valitse Käsittele ilman toteumaa.

3. Vahvista käsittely.

Osita tapahtuma

Tapahtuma voidaan jakaa kahdeksi tapahtumaksi valitun kellonajan perusteella.

1. Avaa tapahtuman rivitoiminnot.

2. Valitse Osita.

3. Määritä osituksen kellonaika.

4. Valitse tapahtumatyypit ennen ja jälkeen osituksen.

5. Tallenna ositus.

Kuittaa lisätiedot luetuksi

Tapahtuman kuitattavat lisätiedot voidaan merkitä luetuiksi.

1. Valitse tapahtuma.

2. Valitse Kuittaa luetuksi.

Aseta lisätiedot kuitattavaksi

Aiemmin kuitatut lisätiedot voidaan palauttaa kuitattaviksi.

1. Valitse tapahtuma, jossa on kuitattuja lisätietoja.

2. Valitse Aseta kuitattavaksi.

Peru vuoro

Julkaistu vuoro voidaan perua perumisen syyllä.

1. Valitse tapahtuma.

2. Valitse Peru vuoro.

3. Valitse perumisen syy.

4. Lisää tarvittaessa lisätiedot.

5. Vahvista peruutus.

Tarkista käsittelyn esikatselu

Ennen toteuman tallennusta voidaan tarkistaa muodostuvat palkka- ja laskutusrivit.

1. Käsittele tapahtuma Käsittele-toiminnolla.

2. Tarkista muodostuvat rivit esikatselunäkymässä.

3. Muokkaa tai poista rivejä tarvittaessa.

4. Paina Tallenna.