Työvuorojen suunnittelu

Työvuorolistan valinnan jälkeen aukeaa työvuorosuunnittelunäkymä. Näkymä muodostuu kahdesta kalenterista sekä toimintopalkista näkymän yläreunassa. Työvuorosuunnittelu tehdään tässä suunnittelunäkymässä.

Open

Vinkki! Jos haluat tarkastella vain toista kalenteria, voit sulkea toisen kalenterin klikkaamalla sen yläreunasta.

Työvuorot-kalenterissa näkyvät kaikki työvuorolistalle valitut työkohteet ja näille suunnitellut tapahtumat. Työvuorot-kalenterissa voit tarkastella tapahtumia työkohteittain.

Kalenterin suodatukset löydät toimintopalkin "Suodatukset"-valinnan takaa. Seuraavat valinnat suodattavat Työvuorot-kalenteria:

• alue

• työkohde

• ammattinimike

• TES

Näytä-painikkeesta (silmä-ikoni) voit valita tarkasteletko:

• vain täyttämättömiä tapahtumia

  • eli tapahtumia, joihin ei ole vielä liitetty työntekijää

• kaikkia tapahtumia

  • eli sekä täytettyjä että täyttämättömiä tapahtumia

• tapahtumia koostettuna

  • eli kaikkia saman ammattinimikkeen saman päivän tapahtumia koostettuna yhdessä tapahtumapalikassa

  • ensimmäinen luku tapahtumapalikassa kertoo täytettyjen tapahtumien määrän ja toinen tapahtumien kokonaismäärän

Lisäksi suurennuslasi-ikonia painamalla voit hakea työkohteita nimen perusteella.

Työntekijät-kalenterissa näkyvät kaikki työvuorolistalle valitut työntekijät. Työntekijät-kalenterissa voit tarkastella tapahtumia työntekijöittäin sekä seurata työntekijäkohtaisia laskureita.

Kalenterin suodatukset löydät toimintopalkin "Suodatukset"-valinnan takaa. Seuraavat valinnat suodattavat Työntekijät-kalenteria:

• tapahtumatyypit

• poolit

• työntekijät

Näytä-painikkeesta (silmä-ikoni) voit valita näytetäänkö:

• kaikki tapahtumat vai piilotetaanko siirtymät

  • lue lisää siirtymistä täältä

Lisäksi suurennuslasi-ikonia painamalla voit hakea työkohteita nimen perusteella.

Työntekijät-kalenterin työntekijälistauksessa sekä soveltuvien vuorojen haussa voidaan näyttää työntekijäkohtaisia laskureita, jos laskureita on määritelty. Laskureilla voidaan seurata esimerkiksi työntekijän viikkotunteja, sopimustunteja tai tasoittumisjakson tunteja. 

Toimintopalkista pystyy toteuttamaan erilaisia toimintoja valituille tapahtumille. Toiminnot aktivoituvat, jos ne on mahdollisia toteuttaa valitsemallesi tapahtumalle.

Toimintopalkin vasemasta reunasta löytyvän "Työvuorolista" -valinnan takaa löytyy työvuorolistoihin liittyviä toimintoja. Lue lisää työvuorolistoista täältä. Lisäksi Työvuorolista-valikon vierestä pystyt päivittämään kalenterinäkymän.

Toimintopalkissa näkyy suoraan osa suodatuksista ja Suodatukset-valinnan takaa löydät lisää suodatuksia. Pystyt suodattamaan kalentereita seuraavasti:

• halutun ajanjakson mukaan

• työntekijöiden ja työkohteiden mukaisesti

• lisäksi näkymää voi suodattaa alueen, tapahtumatyypin, poolin, ammattinimikkeen tai TES:n mukaan

Suodatukset saa nollattua "Nollaa"-painikkeesta, joka tulee näkyviin, jos suodatuksia on valittuna.

Toimintopalkin oikeasta reunasta löytyvät toiminnot koskevat yksittäisiä tapahtumia tai valittuna olevaa tapahtumajoukkoa. Oikean yläreunan pikatoiminnoista pystyt:

• luomaan uuden tapahtuman

  • lue lisää uuden tapahtuman luonnista täältä

• luomaan tapahtumat profiileista

  • lue lisää profiileistä täältä

Lisäksi oranssin Toiminnot-valinnan takaa aukeaa useita eri toimintoja, joita voi suorittaa sekä yksittäisille että useammille tapahtumille kerralla. Lue lisää työvuorosuunnittelun toiminnoista täältä: Tapahtumalle tehtävät toiminnot.

Suunnittelunäkymä koostuu kalenterinäkymästä sekä toimintopalkista näkymän yläreunassa. Työvuorosuunnittelu tehdään tässä suunnittelunäkymässä.

Open

Kalenterissa näkyvät kaikki valitut työkohteet ja näille suunnitellut tapahtumat työntekijöittäin. Tapahtumat on ryhmitelty työkohteiden alle ammattinimikkeittäin.

Työntekijöiden nimen perässä sekä soveltuvien vuorojen haussa voidaan näyttää työntekijäkohtaisia laskureita, jos laskureita on määritelty. Laskureilla voidaan seurata esimerkiksi työntekijän viikkotunteja, sopimustunteja tai tasoittumisjakson tunteja.

Työvuorolista on mahdollista tulostaa kalenterinäkymän vasemmmassa yläreunassa olevasta tulostin-ikonista "Lataa tulostettava työvuorolista". Voit lukea lisää työvuorolistan tulostamisesta täältä.

Toimintopalkista pystyy toteuttamaan erilaisia toimintoja valituille tapahtumille. Toiminnot aktivoituvat, jos ne on mahdollisia toteuttaa valitsemallesi tapahtumalle.

Toimintopalkissa näkyy suoraan osa suodatuksista ja Suodatukset-valinnan takaa löydät lisää suodatuksia. Pystyt suodattamaan kalentereita seuraavasti:

• halutun ajanjakson mukaan

• työntekijöiden ja työkohteiden mukaisesti

• lisäksi näkymää voi suodattaa alueen, tapahtumatyypin, poolin, ammattinimikkeen ja TES:n mukaan

Toimintopalkin oikeasta reunasta löytyvät toiminnot koskevat yksittäisiä tapahtumia tai valittuna olevaa tapahtumajoukkoa. Oikean yläreunan pikatoiminnoista pystyt:

• luomaan uuden tapahtuman

  • lue lisää uuden tapahtuman luonnista täältä

• luomaan tapahtumat profiileista

  • lue lisää profiileistä täältä

Lisäksi oranssin Toiminnot-valinnan takaa aukeaa useita eri toimintoja, joita voi suorittaa sekä yksittäisille että useammille tapahtumille kerralla. Lue lisää työvuorosuunnittelun toiminnoista täältä: Tapahtumalle tehtävät toiminnot.

Työvuorolistat ovat ajallisesti rajattuja jaksoja, joilla työvuorosuunnittelua tehdään. Työvuorolista muodostuu aina tietyistä työkohteista ja työntekijöistä, joille tapahtumia halutaan suunnitella tietyllä aikavälillä. Työvuorolistan luominen ei ole pakollista, joten voit myös tehdä työvuorosuunnittelua tallentamatta työvuorolistoja. Työvuorolistat löytyvät suunnittelunäkymän vasemmasta yläkulmasta.

Open

Työvuorosuunnittelun aloitusnäkymässä luodaan uusi työvuorolista tai myöhemmin voidaan vaihtoehtoisesti valita jo olemassa oleva työvuorolista tai luoda työvuorolista suodatetusta suunnittelunäkymästä.

1. Klikkaa "Työvuorolista" -painiketta näkymän vasemmasta yläkulmasta.

   • Valinnan takaa pystyt:

     • Luoda kokonaan uuden työvuorolistan

     • Luoda uuden työvuorolistan valitun näkymän pohjalta

     • Avata listauksen olemassa olevista työvuorolistoista sekä muokata, kopioida tai poistaa niitä

     • Avata listauksen viimeisimmin tarkastelluista työvuorolistoista

2. Valitse "Luo uusi".

3. Nimeä työvuorolista.

4. Valitse työvuorolistalle työkohteet.

5. Valitse työvuorolistalle työntekijät tai poolit.

6. Aseta työvuorolistalle alku- ja loppupäivämäärä.

7. Klikkaa Tallenna.

Tallennuksen jälkeen työvyorolista tulee näkyviin "Avaa työvuorolistat" -valinnan takaa löytyvään listaukseen, josta voit avata työvuorolistan suunnittelunäkymään.

Lue lisää työvuorosuunnittelun näkymästä ja siellä tehtävistä toiminnoista artikkelista Suunnittelunäkymä.

Työvuorolistan lataaminen Exceliin ja tulostaminen onnistuu Työntekijät-kalenterin otsikon alta "Lataa tulostettava työvuorolista" -ikonista. Voit tulostaa suoraan Exceliin latautuvan listan, joka skaalautuu A4-kokoiseksi.

Tapahtumapalikat ovat suunnittelunäkymässä olevia tapahtumia, joista näet tapahtumaan liittyvät tiedot. Tapahtumaa klikatessa tapahtuma aktivoituu ja pystyt tekemään sille erilaisia toimintoja. Samat toiminnot löytyvät myös suoraan hiiren oikealla painikkeella tapahtumaa klikatessa.

Valkoisella taustalla olevat tapahtumapalikat ovat täyttämättömiä eli niistä puuttuu vielä työntekijä. Sinisellä taustalla olevat tapahtumapalikat taas ovat täytettyjä eli niihin on jo lisätty työntekijä. Seuraavassa esimerkissä ylemmästä työvuorosta puuttuu vielä työntekijä ja alemmassa taas on jo työntekijä lisättynä:

Open

Lisäksi tapahtumapalikasta selviää seuraavat tiedot:

Työvuorot-kalenterissa

• ammattinimike tai sen lyhenne

• työntekijän nimi, jos vuoro on jo täytetty

• vuoron ajankohta

Työntekijät-kalenterissa

• ammattinimike

• työkohteen nimi

• vuoron ajankohta

Kun klikkaat tapahtumapalikkaa hiiren oikealla painikkeella, saat näkyviin tapahtumalle tehtävät toiminnot. Viimeisenä listassa on "Valitse", jota klikkaamalla aukeaa erilaisia valintoja, joiden avulla saat nopeasti isompia joukkoja tapahtumia valittua. Valintatoiminnot ovat kalenterikohtaisia.

Työvuorot-kalenterissa voit valita:

• Asiakkaan tapahtumat, jolloin kaikki valitun tapahtuman asiakkaan tapahtumat aktivoituvat

• Päivän tapahtumat, jolloin kaikki valitun tapahtuman kanssa samana päivänä olevat tapahtumat aktivoituvat

• Ammattinimikkeen tapahtumat, jolloin kaikki valitun tapahtuman kanssa samalla ammattinimikkeellä olevat tapahtumat aktvoituvat

• Kaikki tapahtumat, jolloin kaikki työvuorot-kalenterin tapahtumat aktivoituvat

Työntekijät-kalenterissa voit valita:

• Työntekijän tapahtumat, jolloin kaikki valitun tapahtuman työntekijän tapahtumat aktivoituvat

• Päivän tapahtumat, jolloin kaikki valitun tapahtuman kanssa samana päivänä olevat tapahtumat aktivoituvat

• Ammattinimikkeen tapahtumat, jolloin kaikki valitun tapahtuman kanssa samalla ammattinimikkeellä olevat tapahtumat aktvoituvat

• Kaikki tapahtumat, jolloin kaikki työntekijät-kalenterin tapahtumat aktivoituvat

Lue lisää tapahtumapalikoille suoritettavista toiminnoista täältä.

Tapahtumalla tarkoitetaan ohjelmassa, mitä vaan tapahtumatyyppiä, jonka työvuorosuunnitteluun voi luoda. Tapahtumia ovat esimerkiksi työvuorot, sairauspoissaolot, vuosilomat sekä työntekijöiden järjestelmään lisäämät toiveet.

1. Valitse yläreunan toimintopalkista "Luo uusi" tai vaihtoehtoisesti valitse kalenterissa solun kohdalta hiiren oikean painikkeen takaa "Luo uusi" (ks. alempana).

   • Dialogissa tähdellä(*) merkityt kentät ovat pakollisia.

2. Valitse haluamasi tapahtumatyyppi.

   • Vuoro löytyy valikosta ensimmäisenä.

3. Valitse työkohde, jolle haluat lisätä vuoron/tapahtuman.

   • Voit valita suoraan myös työntekijän, jos kyseisen vuoron tekijä on jo selvillä.

4. Valitse ammattinimike.

5. Valitse "Toistuva tapahtuma", jos haluat luoda säännöllisesti toistuvan tapahtuman.

   • Voit lukea lisää toistuvista tapahtumista täältä.

6. Valitse päivämäärä ja kellonaika.

7. Lisäksi voit halutessasi asettaa: 

   • luotavien vuorojen lukumäärän (syötä lukumäärä vain jos olet luomassa avoimia vuoroja. Jos vuorolle halutaan kiinnittää useampi työntekijä, valitse halutut työntekijät Työntekijät-kentässä)

   • työntekijät eli vuorolle suoraan kiinnitettävän yhden tai useamman työntekijän.

   • lounastauon pituuden (minuutteina)

   • lounaan alkuajan

   • lisätä sisäisiä lisätietoja tapahtumaan liittyen

     • Tapahtumaan liittyvät lisätiedot, jotka näkyvät hallintokäyttäjille ja tilaajille tilaajille. Nämä tiedot eivät näy työntekijälle.

   • lisätä lisätietoja työntekijälle

     • Huom! tähän kenttään lisätyt tiedot näkyvät työntekijälle mobiilisovelluksessa.

   • varausoikeuden rajauksen, jos haluat säätää kenelle työntekijöille vuoro menee varattavaksi

     • Voit lukea lisää varausoikeuden raajamisesta täältä.

8. Klikkaa Tallenna.

1. Valitse kalenterissa sen solun kohdalta, johon haluat luoda uuden tapahtuman, hiiren oikean painikkeen takaa "Luo uusi".

   • Jos luot tapahtuman suoraan kalenterin soluun, niin tapahtuman luonti -dialogissa on valmiiksi täytettynä valitsemaasi solua vastaava päivämäärä.

     • Dialogissa on lisäksi täytettynä työkohde, jos valitsit työvuorot-kalenterin solun.

     • Jos taas valitsit työntekijät-kalenterin solun, niin dialogissa on täytettynä työntekijä.

2. Täytä dialogin loput tiedot kuten yllä.

3. Klikkaa Tallenna.

Tapahtuman luonnin jälkeen tapahtumasta muodostuu tapahtumapalikka. Lue lisää tapahtumapalikoista täältä.

Toistuvat tapahtumat mahdollistavat samanlaisina toistuvien vuorojen tai muiden tapahtumatyyppien luomisen kerralla halutulle aikavälille. Toistuvan tapahtuman avulla on mahdollista luoda tapahtumia, jotka toistuvat esimerkiksi joka maanantai, joka toinen keskiviikko tai jokaisen kuukauden viimeinen päivä.

Toistuvan tapahtumasarjan luominen onnistuu luomalla uuden tapahtuman ja laittamalla dialogissa "Toistuva tapahtuma" -valinnan päälle, jonka jälkeen käyttäjä pystyy määrittelemään toistuvuuden säännöt.

1. Täytä tapahtuman perustiedot.

2. Laita "Toistuva tapahtuma" -valinta päälle.

3. Valitse pohja toistuvuudelle:

   • päivittäin

   • viikoittain

   • kuukausittain

4. Valitse toistuvuudelle alkamispäivä ja halutessasi myös päättymispäivä

   • Toistuvalle tapahtumalle ei ole pakko valita päättymispäivää, jolloin tapahtumasarja generoidaan joka yö, niin että tapahtumat ovat luotu aina seuraavaksi vuodeksi eteenpäin.

5. Valitse toistuvuuden säännöt

   • päivittäin - kuinka monen päivän välein tapahtuma toistuu

   • viikoittain - kuinka monen viikon välein, ja minä viikonpäivinä, tapahtuma toistuu

   • kuukausittain - kuinka monen kuukauden välein, ja minä kuukauden päivänä, tapahtuma toistuu

6. Valitse, miten toistuvuudelle osuvia lakisääteisiä juhlapäiviä käsitellään.

   • Jos jokin toistuvuuden tapahtumista osuu laskisääteiselle juhlapäivälle, voidaan valita seuraavista vaihtoehdoista, miten kyseistä tapahtumaa käsitellään:

     • tapahtuma lisätäään

     • tapahtumaa ei lisätä

     • tapahtuma lisätään seuraavalle arkipäivälle

     • tapahtuma lisätään edelliselle arkipäivälle

7. Valitse halutessasi työntekijä.

   • Jos lisäät työntekijän samalla kun luot toistuvan tapahtumasarjan, kyseinen työntekijä lisätään kaikkiin tapahtumasarjan tapahtumiin.

   • Jos haluat lisätä eri työntekijän tapahtumasarjan eri tapahtumiin, älä valitse työntekijää tapahtumasarjaa luodessa, ks. Työntekijän lisääminen tapahtumasarjaan.

8. Klikkaa Tallenna.

Jos haluat luoda toistuvan tapahtuman niin, että tapahtumasarjan vuoroissa voi olla eri työntekijöitä, niin silloin toistuvalle tapahtumalle ei valita työntekijää. Tällöin tapahtumasarja tulee näkyviin vain työvuorokalenteriin ja jokaiselle tapahtumalle voi valita erikseen työntekijän.

1. Valitse tapahtumasarjan vuoro, johon haluat lisätä työntekijän, klikkaamalla tapahtumaa hiiren oikealla painikkeella ”Lisää työntekijä” tai valitse yläpalkin oikeasta reunasta "Toiminnot"-valikosta "Lisää työntekijä".

2. Valitse työntekijä, jonka haluat lisätä vuoroon.

Toistuvan tapahtumasarjan pystyy päättämään valitsemalla haluamansa toistuvan sarjan jonkin tapahtuman hiiren oikealla painikkeella kalenterista ja valitsemalla "Päätä tapahtumasarja".

1. Valitse päivämäärä, johon haluat päättää kyseisen tapahtumasarjan

2. Klikkaa Tallenna.

Vanha toistuvuus työntekijäkiinnityksineen poistetaan valitusta päättymispäivästä eteenpäin.

Pitkät keikat on tarkoitettu tilanteisiin, joissa asiakkaalta on tilattu yksi työntekijä yhteen työkohteeseen ja yhdelle ammattinimikkeelle useamman vuoron ajaksi. Kun tällaiset vuorot kiinnitetään yhteen pitkään keikkaan, niitä on helpompi hallita ja tarkastella ja yksittäiselle vuoroille tarvitsee täyttää vähemmän tietoja, koska ne periytyvät pitkän keikan tasolta. Pitkä keikka korvaa aiemmat tapahtumatyypit Varaava vuororyhmä ja Ei-varaava vuororyhmä. 

 Pitkät keikat ovat hallittavissa vain Vuorot-osiossa. Erona yksittäisiin vuoroihin, pitkän keikan rivillä Vuorot-osion listauksessa näkyy Pvm-sarakkeessa pitkän keikan aikaväli ja Klo- ja Kesto-sarakkeet näkyvät tyhjinä.

Open

Lisäksi työntekijän kalenterissa näkyy mahdolliset työntekijän pitkät keikat, mutta näkymässä pystyy muokkaamaan vain yksittäisen vuoron tietoja eikä pitkän keikan tasoa. Pitkä keikka näkyy työntekijän kalenterissa erillisellä indikaattorilla ja kalenteriin valittujen päivien tapahtumalistauksessa omana laatikkonaan päivillä, joilla pitkä keikka on voimassa, mutta siihen ei ole kiinnitetty vuoroja, ja vuoron laatikossa tekstinä päivillä, joilla on pitkään keikkaan merkitty vuoro

Pitkän keikan rivillä Vuorot-osiossa on käytettävissä lähtökohtaisesti samat toiminnot kuin yksittäisellä vuorolla ja lisäksi Pitkän keikan vuorot –toiminto. Pitkän keikan osalta seuraaviin toimintoihin liittyy tarkennuksia verrattuna yksittäiseen vuoroon: 

• Pitkän keikan vuorot: toiminto näkyy vain pitkän keikan rivillä. Toiminnosta avautuvassa dialogissa voi tarkastella pitkään keikkaan kiinnitettyjä vuoroja, muokata niitä tai luoda uusia vuoroja. 

  • Jos pitkän keikan vuoroilla on kommentteja, painikkeen päällä näkyy kommentin merkkibadge.

    Open

    

• Näytä kommentit: toiminto ei ole käytössä. Mahdolliset vuorojen kommentit näkyvät Pitkän keikan vuorot –toiminnosta aukeavassa listassa vuoron rivillä. Jos pitkän keikan vuoroilla on kommentteja, merkkibadge niistä näkyy painikkeen ‘Pitkän keikan vuorot’ päällä. 

• Muokkaa: toiminnolla voi muokata pitkän keikan tason tietoja. Yksittäisten pitkään keikkaan sisältyvien vuorojen tietoja tulee muokata Pitkän keikan vuorot –toiminnon takaa. Jos pitkään keikkaan sisältyy yksikin hyväksytty/käsitelty vuoro, pitkän keikan kentistä ei voi enää muokata kenttiä Tapahtumatyyppi, Työntekijä, Työkohde, Projekti, Ammattinimike tai Asiakas, koska pitkään keikkaan kuuluvilla vuoroilla näiden tietojen tulee olla samat eikä hyväksyttyä/käsiteltyä vuoroa voi enää näiltä osin päivittää. 

• Peru: julkaistun pitkän keikan peruminen, jossa tulee aina antaa perumisen syy. Painike näkyy vain julkaistun pitkän keikan rivillä. Peruminen peruu kaikki pitkään keikkaan kiinnitetyt vuorot perumisen yhteydessä annettavalla perumisen syyllä ja poistaa pitkän keikan rivin Vuorot-osion listauksesta. 

• Poista: julkaisemattoman pitkän keikan poistaminen. Painike näkyy vain julkaisemattomien pitkien keikkojen riveillä. Poistaminen poistaa kaikki pitkään keikkaan kiinnitetyt vuorot ja poistaa pitkän keikan rivin Vuorot-osion listauksesta.

Webissä pitkän keikan vuorot luodaan Vuorot-osiossa pitkän keikan rivin Pitkän keikan vuorot -toiminnosta aukeavassa dialogissa. Samaan näkymään pääsee suoraan pitkän keikan luonnista, jos siellä on valinnut ‘Jatka vuorojen lisäämiseen tallennuksen jälkeen’. 

Pitkän keikan vuorot -dialogin yläreunassa näkyy pitkän keikan aikaväli, ammattinimike ja työkohde.

Lisää pitkään keikkaan vuoroja:

1. Klikkaa Luo uusi yläreunasta.

2. Valitse Tapahtumatyyppi-valikosta Pitkä keikka.

3. Täytä pakolliset tiedot:

   • Työkohde*: kenttään esivalittuna pitkälle keikalle valittu työkohde. Valintaa ei voi muuttaa. 

   • Ammattinimike*: kenttään esivalittuna pitkälle keikalle valittu ammattinimike. Valintaa ei voi muuttaa. 

   • Päivämäärä*: vuoron päivämäärä. Päivämäärän voi syöttää käsin tai valita kalenterista. Kerralla voi syöttää tai valita useampia päivämääriä, jolloin jokaiselle määritetylle päivälle muodostuu vuoro samoilla tiedoilla. Päivämäärien tulee osua pitkälle keikalle määritetyn aikavälin sisälle, jotta tallennus onnistuu. 

   • Alku- ja loppuaika*: vuoron kellonajat.

4. Valitse tarpeen mukaan muut ehdot:

   • Salli muut vuorot

   • Julkaistu: Julkaisee tapahtuman tallennuksen yhteydessä.

   • Manuaalinen tarjoaminen

5. Täytä tarpeen mukaan Vuoron luonnin Lisätiedot-välilehden kenttiä.

   • Lisätiedot

   • Pitkän keikan lisätiedot työntekijöille

   • Erikoistaidot

   • Yliajava tuntipalkka

6. Klikkaa Tallenna.

Open

Open

Pitkän keikan Vuorot-dialogissa vuoroilla on käytettävissä toiminnot: 

• Muokkaa: muokkaa yksittäisen vuoron tietoja. Pitkän keikan tasolla määritettävien tietojen muokkaus on estetty. Toiminto on mahdollinen massa- ja rivitoimintona. 

  • Pitkän keikan tasolla määritettävien tietojen muokkaus on estetty myös silloin, jos vuoroa muokkaa Työvuorosuunnittelu-, Työntekijän kalenteri- tai Tapahtumat-osioissa tai mobiilisovelluksessa. 

• Näytä kommentit: mahdollisuus tarkastella ja kirjoittaa kommentteja yksittäiselle vuorolle. 

• Irrota tapahtuma tapahtumaryhmästä: irrottaa vuoron itsenäisesti tarjolle ja poistaa vuoron pitkän keikan vuorolistauksesta. 

• Peru vuoro: peruu hyväksymättömän/käsittelemättömän vuoron julkaistusta pitkästä keikasta. Vuorojen peruminen ei muuta pitkän keikan päivämääriä. Toiminto on mahdollinen massa- ja rivitoimintona. 

  • Jos vuoroja on perumassa massatoiminnolla useamman ja perumisnäkymässä aktivoi ‘Luo uusi vastaava vuoro’ -valinnan, uusien vuorojen osalta voi valita vaihtoehdoista ‘Luo uudet vuorot yksittäisinä’, jolloin jokaisesta peruttavasta vuorosta muodostuu uusi yksittäinen vuoro, tai ‘Muodosta vuoroista uusi ryhmä’, jolloin peruttavista vuoroista muodostuu uusi pitkä keikka, jonka alku- ja loppupäivämääriksi muodostuu ensimmäisen ja viimeisen peruttavan vuoron päivämäärät.

  • Jos peruu vain yhden vuoron ja aktivoi ‘Luo uusi vastaava vuoro’ -valinnan, uusien vuorojen osalta valinnaksi muodostuu automaattisesti ‘Luo uudet vuorot yksittäisinä’.

• Poista: poistaa yksittäisen vuoron julkaisemattomasta pitkästä keikasta. Toiminto on mahdollinen massa- ja rivitoimintona. 

• Muodosta uusi ryhmä: irrottaa valitut vuorot erilliseksi pitkäksi keikaksi. Toiminto on mahdollinen ainoastaan massatoimintona ja vain silloin, jos pitkään keikkaan ei ole kiinnitetty työntekijää. 

  • Kun toimintoa käyttää, aukeaa vahvistusdialogi, jossa käyttäjä näkee, millä tiedoilla uusi pitkä keikka on muodostumassa. 

  • Toiminnon suorittamisen jälkeen uuteen pitkään keikkaan sisältyvät vuorot irtoavat alkuperäisestä pitkästä keikasta. 

  • Pitkien keikkojen aikavälit määrittyvät seuraavasti: 

    • Uuden pitkän keikan päivämäärät muodostuvat valittujen vuorojen mukaan. Alkupäivä määrittyy vuorolta, jolla on aikaisin päivämäärä, ja päättymispäivämäärä vuorolta, jolla myöhäisin päivämäärä.  

    • Alkuperäisen pitkän keikan päivämäärät muuttuvat, jos erotettavat vuorot ovat ensimmäisiä tai viimeisiä vuoroja. 

      • Jos erotettavien vuorojen joukossa on pitkän keikan ensimmäinen vuoro, alkuperäisen pitkän keikan alkupäivämäärä muuttuu jäljelle jääneistä vuoroista ensimmäisen mukaiseksi. Loppupäivämäärä ei muutu.  

      • Jos erotettavien vuorojen joukossa on pitkän keikan viimeinen vuoro, alkuperäisen pitkän keikan loppupäivämäärä muuttuu jäljelle jääneistä vuoroista viimeisen mukaiseksi. Alkupäivämäärä ei muutu.  

      • Jos erotettavien vuorojen joukossa on pitkän keikan ensimmäinen ja viimeinen vuoro, alkuperäisen pitkän keikan alkupäivämäärä muuttuu jäljelle jääneistä vuoroista ensimmäisen mukaiseksi ja loppupäivämäärä jäljelle jääneistä viimeisen mukaiseksi. 

      • Jos erotettavien vuorojen joukossa ei ole pitkän keikan ensimmäistä tai viimeistä vuoroa, alkuperäisen pitkän keikan päivämäärät eivät muutu. 

• Näytä alitapahtumat: vastaava kuin Pitkän keikan vuorot -toiminto, mutta näkyvissä vain yhdessä tehtäväksi yhdistettyjen vuorojen riveillä. Pitkistä keikoista poiketen aukeavassa dialogissa ei ole koskaan Julkaise-toimintoa tai mahdollisuutta irrottaa vuoroja uudeksi ryhmäksi.

• Julkaise: julkaisee julkaisemattomat rivit. Toiminto näkyy vain, jos valittuna on julkaisemattomia vuoroja. Jos valittuna on sekä julkaisemattomia että julkaistuja rivejä ja käyttää Julkaise-toimintoa, vain aiemmin julkaisemattomat vuorot julkaistuvat ja jo julkaistuille riveille ei tapahdu mitään. Julkaisu on mahdollista ainoastaan massatoimintona.

• Hae työntekijää -toiminton suodattimessa voi valita näytetäänkö työntekijät, joilla ei ole estoa, joilla on esto, joilla on vuorotoive tai joilla on päällekkäinen vuoro.

  • Arvolla ‘Päällekkäinen vuoro’ saa näkyviin työntekijät, joilla on jo päällekkäinen vuoro tarkasteltavan tapahtuman ajalla. Tällä suodatusarvolla näkyvillä työntekijöillä on statuksena ‘Ei soveltuva’ eikä heille voi kiinnittää tai tarjota vuoroa. Ainoa aktiivinen rivitoiminto tällä suodatinarvolla näkyvillä työntekijäriveillä on Kalenteri.

• Hae työntekijää -valikon sarake Päällekkäinen pitkä keikka (limittäiset viivat -kuvake): näkyy, jos työntekijällä on voimassaoleva pitkä keikka tarkasteltavan tapahtuman ajalla. Kuvakkeen tooltip näyttää työntekijän pitkän keikan ajanjakson, onko muiden vuorojen varaaminen pitkän keikan ajalle sallittu vai ei, ja mahdolliset pitkän keikan Lisätiedot-kenttään kirjoitetut lisätiedot.

Tapahtumapohjat ovat tallennettuja pohjia tapahtumista, joita käyttämällä vuorolle normaalisti manuaalisesti syötettävät tiedot tulevat valmiiksi tallennetulta pohjalta. Tapahtumapohjia kannattaa luoda tilanteissa, joissa samanlaisia vuoroja, kuten aamu-, päivä- ja iltavuoroja lisätään usein työvuorosuunnitteluun. Tällöin työvuorosuunnittelussa säästyy aikaa, kun tarvittavat tiedot tulevat suoraan täytettynä.

Aloita tapahtumapohjan luominen luomalla työvuoro tai tapahtuma, josta haluat tallentaa tapahtumapohjan. Lue lisää tapahtumien luomisesta täältä.

1. Valitse työvuorot- tai työntekijät-kalenterista se tapahtuma, josta haluat tallentaa tapahtumapohjan.

2. Valitse hiiren oikean painikkeen takaa "Toiminnot" ja sieltä "Luo tapahtumapohja" tai valitse yläpalkin oikeasta reunasta "Toiminnot"-valikosta "Luo tapahtumapohja".

3. Nimeä tapahtumapohja haluamallasi tavalla

   • Tapahtumapohjat kannattaa nimetä niin, että niistä käy ilmi tarvittavat tiedot, kuten työkohde ja ammattinimike, jotta tapahtumapohjat erottaa toisistaan, jos niitä tallennetaan useampia erilaisia.

4. Voit valita halutessasi tapahtumapohjalle myös värin, jolloin kaikki kyseisellä tapahtumapohjalla luodut tapahtumat näkyvät kalenterissa valitsemallasi värillä.

   Värin voi valita vain tapahtumapohjalle, jonka tapahtumatyyppinä on vuoro.

5. Valitse "Tallenna", jonka jälkeen tapahtumapohja tallentuu ja on käytettävissäsi.

Voit tuoda aiemmin tallentamasi tapahtumapohjan mukaisen työvuoron tai muun tapahtuman suoraan suunnittelunäkymään. Jos et ole vielä luonut tai tallentanut yhtäkään tapahtumapohjaa, katso edellisestä kohdasta, miten luot tapahtumapohjan.

1. Valitse työvuorot- tai työntekijät-kalenterista haluamasi palikan kohdalla hiiren oikean painikkeen takaa "Lisää" ja valitse sitten haluamasi tapahtumapohja.

   Tapahtumapohjat tulevat valittavaksi vain niiden työkohteiden ja/tai työntekijöiden kohdalla, joille tapahtumapohjan mukainen työvuoro soveltuu.

2. Valitsemasi tapahtumapohjan mukainen tapahtuma luodaan kalenteriin.

Tapahtumapohjia voi myös hallinnoida "Tapahtumapohjat" -ylläpitokäyttöliittymässä. Käyttöliittymän kautta pystyy luoda uusia tapahtumapohjia sekä muokata ja poistaa jo olemassa olevia tapahtumapohjia. Voit lukea lisää tapahtumapohjien ylläpitokäyttöliittymästä täältä.

Tapahtumalle tehtävät toiminnot löytyvät sekä hiiren oikean painikkeen takaa että yläpalkin oikean reunan Toiminnot-valinnan takaa. Toiminnot ovat aktiivisia tai disabloituina aina sen mukaan, mitä toimintoja valitulle tapahtumalle on mahdollista suorittaa.

1. Valitse suunnitelunäkymästä tapahtuma, jota haluat muokata.

2. Valitse hiiren oikean painikkeen takaa "Muokkaa" tai valitse yläpalkin oikeasta reunasta "Toiminnot"-valikosta "Muokkaa".

3. Tapahtuma aukeaa muokattavaksi ja voit tehdä siihen haluamasi muutokset.

4. Klikkaa Tallenna.

1. Valitse suunnittelunäkymästä tapahtuma, jonka haluat kopioida.

2. Valitse hiiren oikean painikkeen takaa "Kopioi" tai valitse yläpalkin oikeasta reunasta "Toiminnot"-valikosta "Kopioi".

3. Kopioitu tapahtuma ilmestyy Työvuorot-kalenteriin kopioidun tapahtuman alle.

   • Huom! Kopioidessasi tapahtuman Työntekijät-kalenterista tapahtuma ilmestyy silti Työvuorot-kalenteriin tyhjänä työvuorona, koska työntekijällä ei voi olla kahta päällekkäistä tapahtumaa.

4. Lisäksi kalenterissa voidaan kopioida tapahtumia solusta toiseen pikatoiminolla: Kopioi + Liitä (ctrl C + ctrl V).

1. Valitse suunnittelunäkymästä tapahtuma, jonka haluat siirtää.

2. Käytä pikatoimintoa: Leikkaa + Liitä (ctrl  X + ctrl V).

   • Toiminnolla voidaan siirtää vuoro esimerkiksi toiselle päivälle tai työntekijältä toiselle työntekijälle.

1. Valitse suunnittelunäkymästä tapahtuma, jonka haluat poistaa.

   1. Huom! Vain julkaisemattomat vuorot voi poistaa, julkaistut vuorot voi ainoastaan perua.

2. Valitse hiiren oikean painikkeen takaa "Poista" tai valitse yläpalkin oikeasta reunasta "Toiminnot"-valikosta "Poista".

3. Poistosta aukeaa vielä vahvistusdialogi, josta näet, minkä tapahtuman olet poistamassa

4. Valitse "Poista tapahtuma".