Käyttäjät

Käyttäjät‑osiossa hallitaan kaikkia järjestelmään kirjautuvia henkilöitä ja heidän roolejaan. Käyttäjä voi olla sisäinen käyttäjä tai ulkoinen käyttäjä. Käyttäjille määritetty rooli ohjaa sitä, mitä osioita ja toimintoja he näkevät ja voivat käyttää.

Käyttäjäroolit voivat olla perusrooleja tai niin sanottuja feature‑rooleja, joita ei voi käyttää yksinään. Jos henkilö sekä hallinnoi vuoroja että työskentelee vuoroissa, hänelle luodaan erillinen käyttäjäprofiili Käyttäjät‑osioon ja työntekijäprofiili Työntekijät‑osioon. Näillä profiileilla tulee olla eri sähköpostiosoite, jotta kirjautuminen toimii oikein. Käyttäjien hallinta on keskeinen osa käyttöoikeuksien ja tietoturvan hallintaa.

Käyttäjätyyppejä on kahdenlaisia: hallinnolle ja työntekijöille. Käyttäjätyyppi määrittää pääasiassa ohjelman käyttötarkoituksen sekä käyttöympäristön.

Erona näiden kahden käyttäjätyypin välillä on eri ominaisuuksien ja toimintojen lisäksi se, että hallinnolliset käyttäjät voivat käyttää ohjelmaa sekä verkko- että mobiilisovelluksessa, mutta työntekijöille tarkoitetut ominaisuudet löytyvät vain mobiilisovelluksesta.

Hallintoympäristössä voi mm. suunnitella ja muokata työvuoroja, hallinnoida palkka- ja laskutusaineistoa, ylläpitää henkilö- ja työkohderekistereitä sekä taustamäärityksiä. Työntekijäympäristössä voi mm. kirjata työtunteja ja varata työvuoroja.

Open

 Huom! Työntekijä- ja hallintokäyttäjät tarvitsevat omat kirjautumistunnukset eli samoilla Finago Gigs -tunnuksilla ei voi kirjautua sekä hallinnolle tarkoitettuun Finago Gigs - ympäristöön että työntekijöille tarkoitettuun mobiilisovellukseen.

Hallinnon käyttäjille on tarjolla useampia käyttöoikeuksia, joita hallinnoidaan rooleilla. Hallinnon puolen käyttäjiä lisätään Ylläpito-osion alta löytyvässä Käyttäjien hallinta -osiosta. Työntekijöitä lisätään Työntekijät-osiosta.

Ohjelman hallintokäyttäjä lähettää ensikirjautumislinkin ohjelmasta työntekijän sähköpostiin (sähköpostitieto on hyvä pitää profiilissa ajan tasaisena). Tätä linkkiä EI PYSTY työntekijä itse tilaamaan.

Tunnukset tulevat sähköpostilinkkinä, jonka avulla päästään luomaan salasana. Käyttäjätunnuksena toimii linkin vastaanottajan sähköpostiosoite. Kutsulinkki on voimassa aina yhden viikon (7 päivää) lähetyksestä. Mikäli linkki ehtii vanhenemaan ennen kirjautumista, työntekijän tulee olla yhteydessä linkin lähettäneeseen tahoon, he voivat lähettää uuden linkin työntekijälle. Huom. Asiakastuesta ei lähetetä työntekijätunnuksia työntekijöille, vaan ohjataan aina olemaan yhteydessä omaan esihenkilöön.

Ensikirjautuminen tulee AINA tehdä kyseisen linkin kautta, kun ensikirjautuminen on tehty onnistuneesti, voidaan tämän jälkeen tarvittaessa myös hyödyntää kirjautumissivun ”unohtuiko tunnus?” kohtaa.

Asiakkaan selainnäkymän sivut ovat ulkonäöltään samankaltaiset kuin hallintokäyttäjällä. Asiakkaalla on kuitenkin rajatummat toiminnot sekä näkymät ja asiakas näkee tiedot vain niistä työkohteista mihin hänellä on lisätty käyttöoikeudet.

Käyttäjä lisätään, kun henkilölle tarvitaan pääsy Finago Gigs ‑ympäristöön hallinta‑, suunnittelu‑ tai raportointitarkoituksessa.

Käyttäjälle voidaan valita yksi tai useampi rooli. Osa rooleista on ns. feature‑rooleja, joita ei voi valita käyttäjän ainoaksi rooliksi, vaan niiden lisäksi on valittava perusrooli.

Feature‑rooleja ovat:

• Työvuorojen hyväksyjä

• Työkohteiden päivittäjä

• Raportoija

Roolien tarkemmat oikeudet on kuvattu Käyttöoikeudet‑osiossa.

1. Siirry Ylläpito‑osioon.

2. Avaa Käyttäjät‑välilehti.

3. Lisää uusi käyttäjä.

4. Syötä käyttäjän sähköpostiosoite.

5. Valitse käyttäjälle rooli tai useampi rooli.

6. Tallenna käyttäjä.

Jos käyttäjä on ulkoinen käyttäjä, aktivoidaan Ulkoinen käyttäjä ‑valinta, jolloin roolivalikkoon tulee näkyviin ulkoisille käyttäjille tarkoitetut roolit.

Olemassa olevan käyttäjän tietoja ja rooleja voidaan päivittää.

1. Siirry Ylläpito‑osioon.

2. Avaa Käyttäjät‑välilehti.

3. Valitse muokattava käyttäjä listasta.

4. Päivitä käyttäjän roolit tai muut tiedot.

5. Tallenna muutokset.

Käyttäjä voidaan poistaa, jos hän ei enää tarvitse pääsyä ympäristöön.

1. Siirry Ylläpito‑osioon.

2. Avaa Käyttäjät‑välilehti.

3. Valitse poistettava käyttäjä.

Poistettu käyttäjä ei voi enää kirjautua ympäristöön.