Vuoro lisätään Vuorot‑osiossa. Vuoron luonnissa määritetään vuoron perustiedot, minkä jälkeen vuoro voidaan julkaista työntekijöille tarjolle. Ohje koskee yksittäisen vuoron luomista web‑käyttöliittymässä.

1. Siirry päävalikosta Vuorot‑osioon.

2. Valitse Luo uusi (tai vastaava vuoron luontitoiminto Vuorot‑osiossa).

   Open

   
   Open

   

3. Täytä vuoron perustiedot:

   • Työkohde

   • Ammattinimike

   • Päivämäärä (yhdelle tai useammalle päivälle)

   • Alku- ja loppuaika

4. Täydennä tarvittaessa vuoron Lisätiedot.

   • Työntekijä, jos kyseisen vuoron tekijä on jo selvillä 

   • Lounastauon pituus (minuutteina)

   • Lounaan alkuaika

   • Sisäisiä lisätietoja tapahtumaan liittyen: Tapahtumaan liittyvät lisätiedot, jotka näkyvät hallintokäyttäjille ja tilaajille. Nämä tiedot eivät näy työntekijöille mobiilisovelluksessa.

5. Täydennä tarvittaessa Lisätiedot työntekijälle ‑kentät.
   Lisätyt tiedot näkyvät työntekijälle mobiilisovelluksessa.

6. Tallenna vuoro. Tallennuksen jälkeen vuoro näkyy Vuorot‑listauksessa.

7. Julkaise vuoro, jotta se tulee työntekijöille tarjolle. Julkaisematon vuoro näkyy vain hallintokäyttäjille.

Luotu vuoro voidaan tämän jälkeen tarvittaessa muokata, kopioida, perua tai asettaa manuaalisesti tarjolle Vuorot‑osion rivitoiminnoista.

Jos haluat luoda samankaltaisen vuoron heti edellisen perään valitse Tallenna ja luo uusi, jolloin pääset luomaan seuraavaa vuoroa, niin että edelliset valinnat toimivat valmiina pohjana.

Vuoron julkaiseminen tekee vuoron näkyväksi työntekijöille ja asettaa sen tarjolle varaus‑ ja ehdotussääntöjen mukaisesti. Varaus- ja ehdotussääntöjen avulla hallinnoidaan, ketkä työntekijöistä näkevät tietyt työvuorot mobiilisovelluksessaan ja voivat varata niitä tai ehdottaa itseään niihin. 

Vain julkaisemattomat vuorot voidaan julkaista.

1. Siirry päävalikosta Vuorot‑osioon.

2. Etsi julkaisematon vuoro vuorolistauksesta.

3. Avaa vuoron rivitoiminnot.

4. Valitse Julkaise.

5. Vuoro julkaistaan ja tulee työntekijöille tarjolle määritettyjen sääntöjen mukaisesti.

Julkaisun jälkeen vuoroa ei voi enää poistaa, vaan mahdolliset muutokset tehdään muokkaamalla tai perumalla vuoro.

Open

Vuoroa ei voi muokata, jos se on jo hyväksytty tai käsitelty.

Vuoron muokkaaminen tapahtuu yksittäisen vuoron riviltä Muokkaa (kynä) ‑toiminnolla. Koontiriviä ei voi muokata, vaan muokkaus tehdään aina yksittäiselle vuorolle tai pitkälle keikalle.

1. Siirry päävalikosta Vuorot‑osioon.

2. Etsi muokattava vuoro vuorolistauksesta.

3. Avaa vuoron rivitoiminnot ja valitse Muokkaa (kynä).

4. Muokkausikkuna avautuu. Muuta tarvittavia tietoja.

   • Muokkausikkunassa näkyvät kaikki vuoron luonnissa tehdyt valinnat.

   • Jos muokkaat useita vuoroja kerralla ja kentässä on eri arvoja, kentässä näkyy teksti Useita arvoja.

5. Tallenna muutokset.

   • Tallennuksen yhteydessä vain muokatut kentät päivittyvät.

   • Kentät, joihin ei ole tehty muutoksia, säilyvät alkuperäisinä.

Open

Vuoron kopioiminen mahdollistaa uuden vuoron luomisen olemassa olevan vuoron tiedoilla. Kopioitu vuoro luodaan ilman työntekijäkiinnitystä. Toiminto on käytettävissä Vuorot‑osiossa yksittäisen vuoron tai pitkän keikan riviltä.

Vuoron kopiointi TK Finago Gigs ‑web‑sovelluksessa on rajattu tietyillä säännöillä. Näiden rajoitusten tarkoituksena on varmistaa, että kopioidut vuorot muodostuvat hallitusti ja oikeaan rakenteeseen.

• Kopioitu vuoro luodaan aina ilman työntekijäkiinnitystä.
  Mahdollinen alkuperäiselle vuorolle kiinnitetty työntekijä ei siirry kopioidulle vuorolle.

• Koontiriviä ei voi kopioida.
  Kopiointi voidaan tehdä vain yksittäisen vuoron tai pitkän keikan riviltä, ei identtisten vuorojen koontiriviltä.

• Täytetyn vuoron aiemmat ehdotukset eivät palaudu.
  Jos kopioitava vuoro on ollut täytetty ja siihen on aiemmin jätetty muiden työntekijöiden ehdotuksia, nämä ehdotukset eivät siirry kopioidulle vuorolle.

• Kopioidut täyttämättömät vuorot ryhmittyvät tarvittaessa.
  Jos alkuperäinen vuoro on täyttämätön, kopioitu vuoro ryhmittyy alkuperäisen kanssa koontirivin alle, mikäli vuorojen tiedot ovat identtiset.

• Pitkät keikat muodostavat aina omat rivinsä.
  Pitkää keikkaa kopioitaessa uusi pitkä keikka ei koskaan ryhmity koontirivin alle, vaan näkyy aina itsenäisenä rivinä.

• Kopiointi ei muuta vuoron julkaisutilaa automaattisesti.
  Kopioitu vuoro tulee tarkistaa ja julkaista erikseen ennen kuin se tulee työntekijöille tarjolle.

Kopioi vuoro:

1. Siirry päävalikosta Vuorot‑osioon.

2. Etsi kopioitava vuoro vuorolistauksesta.

3. Avaa vuoron rivitoiminnot.

4. Valitse Kopioi (kaksi arkkia).

5. Järjestelmä luo uuden vuoron samoilla tiedoilla, mutta ilman työntekijäkiinnitystä.

Open

Vain julkaisematon vuoro voidaan poistaa. Julkaistua vuoroa ei voi poistaa, vaan se tulee perua Peru vuoro ‑toiminnolla. Poistamisen yhteydessä ei kysytä syytä, eikä poistettua vuoroa saa enää näkyviin käyttöliittymässä.

1. Siirry päävalikosta Vuorot‑osioon.

2. Etsi poistettava julkaisematon vuoro vuorolistauksesta.

3. Avaa vuoron rivitoiminnot.

4. Valitse Poista (roskakori).

   • Toiminto näkyy vain julkaisemattomilla vuoroilla.

   • Poistamisen yhteydessä ei anneta syytä.

5. Vuoro poistuu pysyvästi eikä ole enää palautettavissa käyttöliittymässä.

Huomio:
Jos vuoro on jo julkaistu, Poista‑toiminto ei ole käytettävissä. Tällöin vuoro täytyy käsitellä Peru vuoro ‑toiminnolla, jossa perumisen syy on pakollinen.

Open

Identtisten vuorojen ryhmittely tarkoittaa sitä, että Vuorot‑osiossa samanlaiset vuorot näytetään yhtenä koontirivinä, jonka alle yksittäiset vuorot ryhmittyvät. Ryhmittely helpottaa useiden samanlaisten vuorojen tarkastelua ja hallintaa. Ryhmittely tapahtuu automaattisesti, kun vuorot täyttävät tietyt ehdot.

Vuorot ryhmittyvät identtisiksi, kun seuraavat ehdot täyttyvät:

• Tapahtumatyyppi on Vuoro.

• Vuorot on luotu vuorotarpeena (ilman työntekijäkiinnitystä)

• Vuorojen keskeiset tiedot täsmäävät keskenään (esimerkiksi työkohde, ammattinimike, ajankohta ja julkaisustatus)

• Pitkät keikat eivät koskaan ryhmity koontirivin alle

Ryhmittelyn toiminta Vuorot‑osiossa:

1. Identtiset vuorot näkyvät yhtenä koontirivinä Vuorot‑listauksessa.

2. Koontirivin alussa olevaa nuolta klikkaamalla yksittäiset vuorot avautuvat näkyviin koontirivin alle.

3. Koontirivin Työntekijä‑sarakkeessa näkyy lukumäärä ja täyttötilanne koontirivin alla olevista vuoroista.

4. Koontiriville ei voi lisätä kommentteja eikä tehdä muokkausta – toiminnot tehdään aina yksittäiselle vuorolle.

Ryhmittelyn purkautuminen:

• Jos yksittäistä vuoroa muokataan siten, että sen tiedot eivät enää täsmää muiden identtisten vuorojen kanssa, vuoro irtoaa koontirivin alta omaksi rivikseen.

• Jos itsenäistä vuoroa muokataan vastaamaan toisen vuoron tietoja, vuorot ryhmittyvät uudelleen saman koontirivin alle.

• Jos vuoroon kiinnitetään työntekijä, ryhmittely säilyy, jos vuoro on alun perin luotu ilman työntekijäkiinnitystä.

Koontiriviltä tehtävät toiminnot (esimerkiksi Hae työntekijää) vaikuttavat kaikkiin sen alla oleviin vuoroihin. Yksittäiselle vuorolle tehdyt tietyt toiminnot voivat irrottaa vuoron ryhmästä.

Koontirivi purkautuu, kun identtisten vuorojen ryhmään kuuluva yksittäinen vuoro lakkaa olemasta identtinen muiden kanssa. Tällöin vuoro irtoaa koontirivin alta ja näkyy itsenäisenä rivinä Vuorot‑osiossa. Koontirivin purkautuminen tapahtuu automaattisesti järjestelmän sääntöjen mukaisesti.

Koontirivi purkautuu seuraavissa tilanteissa:

1. Jos yksittäistä vuoroa muokataan siten, että sen tiedot eivät enää täsmää muiden koontirivin alla olevien vuorojen kanssa

   • Esimerkiksi työkohde, ammattinimike, päivämäärä, kellonajat tai muu ryhmittelyyn vaikuttava tieto muuttuu

   • Muokattu vuoro irtoaa koontirivin alta omaksi rivikseen

2. Jos yksittäiselle vuorolle tehdään toiminto, joka muuttaa sen varaus‑ tai ehdotussääntöjä

   • Tällöin vuoro ei enää täsmää muiden identtisten vuorojen kanssa ja irtoaa ryhmästä

3. Jos koontirivin alla olevien vuorojen määrä vähenee niin, että ryhmään jää vain yksi vuoro

   • Koontirivi poistuu ja jäljelle jäänyt vuoro näytetään yksittäisenä rivinä

Koontiriviä ei voi purkaa erillisellä painikkeella, vaan purkautuminen tapahtuu aina jonkin vuoroon kohdistuvan muutoksen seurauksena

Jos itsenäistä vuoroa muokataan myöhemmin takaisin täsmäämään muiden vuorojen kanssa, vuorot voivat ryhmittyä uudelleen koontiriviksi

Vuorojen tarjoaminen tarkoittaa sitä, että luotu ja julkaistu vuoro asetetaan työntekijöille näkyväksi ja varattavaksi joko automaattisesti tai manuaalisesti. Vuorojen tarjoamista hallitaan Vuorot‑osiossa vuoron rivitoiminnoilla. Ohje perustuu web‑sovelluksen toimintaan.

Vuoro voidaan tarjota kahdella tavalla:

• automaattisesti varaus‑ ja ehdotussääntöjen mukaisesti

• manuaalisesti valituille työntekijöille

Kun työntekijä kiinnitetään vuorolle, vuoro näkyy työntekijälle riippumatta siitä, onko manuaalinen tarjoaminen käytössä. Jos vuoro on ensin ollut automaattisesti tarjolla ja manuaalinen tarjoaminen otetaan käyttöön myöhemmin, vuoro poistuu automaattiselta tarjonnalta mutta säilyy manuaalisesti valituilla työntekijöillä.

Kun vuoro julkaistaan, se menee oletuksena tarjolle automaattisesti järjestelmään määritettyjen varaus‑ ja ehdotussääntöjen mukaisesti.

1. Siirry Vuorot‑osioon.

2. Julkaise vuoro Julkaise‑toiminnolla.

3. Vuoro tulee automaattisesti tarjolle niille työntekijöille, joille se sääntöjen perusteella kuuluu.

Manuaalinen tarjoaminen mahdollistaa vuoron kohdentamisen tietyille työntekijöille. Tällöin vuoro ei noudata automaattisia sääntöjä.

Kun manuaalinen tarjoaminen on käytössä, vuoro näkyy vain sellaisille työntekijöille, joille sitä tarjotaan Hae työntekijää -rivitoiminnon takaa löytyvillä Aseta ehdotettavaksi, Aseta varattavaksi tai Pyydä vastausta -toiminnoilla.  

Manuaalisesti tarjottava vuoro ei siis näy varaus- tai ehdotussäännöissä määritetyille työntekijöille, ellei sitä tarjota heille erikseen manuaalisesti. 

Kun vuoroon on valittu työntekijä, vuoro näkyy työntekijälle riippumatta siitä, onko manuaalinen tarjoaminen käytössä vai ei. 

1. Siirry Vuorot‑osioon.

2. Avaa vuoron rivitoiminnot.

3. Ota käyttöön Manuaalinen tarjoaminen (lukko‑ikoni).

   • Kun lukko on päällä, vuoro ei mene automaattisesti tarjolle.

4. Valitse Hae työntekijää (hahmo‑ikoni).

   • Ohjelmassa vuoroon soveltuvat työntekijät ovat työntekijöitä, jotka ovat käytettävissä vuoron ajankohtana ja, joilla on vuoroon tarvittava osaaminen eli vuorolle määritelty ammattinimike ja mahdolliset erikoistaidot.

5. Valitse työntekijät, joille vuoro halutaan tarjota, ja määritä tarjontatapa (esimerkiksi varattavaksi tai ehdotettavaksi).

Open