Työkohteet

Työkohteet‑osiossa hallitaan työkohteita eli fyysisiä sijainteja, joille työntekijöiden tapahtumat, kuten vuorot, kohdistuvat. Jokaiselle vuorolle määritetään yksi työkohde.

Käyttäjä näkee vain ne työkohteet, joihin hänen käyttöoikeutensa antavat pääsyn. Vain Ylläpito‑roolilla voi luoda tai muokata työkohteita; Työvuorosuunnittelija‑roolilla on ainoastaan lukuoikeus.

Tarkastele työkohteita

Työkohteet‑listaus näyttää kaikki käyttäjän käyttöoikeuksien mukaiset työkohteet. Listauksessa voi tehdä toimintoja yksittäisille työkohteille tai massana.

1. Avaa Työkohteet päävalikosta.

2. Tarkastele listattuja työkohteita.

3. Käytä listan yläpuolisia painikkeita massatoimintoihin tai rivikohtaisia toimintoja yksittäisille työkohteille.

Open

Lisää uusi työkohde

Uuden työkohteen luominen edellyttää, että käyttäjän käyttöoikeudet on kohdistettu alueille, koska työkohteelle on pakko määrittää alue.

1. Valitse Luo uusi.

2. Täytä pakolliset kentät: Nimi, Osoite, Alue, Kalleusluokka, Asiakkaan valinta, Kustannuspaikka, ALV-Valvollisuusluokka, Noudatettava työehtosopimus ja Noudatettava työaikamuoto.

3. Täydennä tarvittaessa muut kentät, kuten Puhelinnumero, Sähköposti ja Vastuuhenkilö.

4. Tallenna työkohde.

Muokkaa työkohdetta

Työkohteen muokkaus avaa lähes saman lomakkeen kuin uuden työkohteen luonti. Lomakkeen yläreunassa näkyvät työkohteen nimi, Id ja mahdollinen organisaatio.

1. Valitse työkohteen riviltä Muokkaa.

2. Tee tarvittavat muutokset työkohteen tietoihin.

3. Tallenna muutokset.

Open

Hallitse työkohteen statusta

Työkohteen statuksella määritetään sen näkyvyys vuoron luonnissa ja muokkauksessa.

1. Avaa työkohde muokkaustilaan.

2. Aseta status Aktiivinen, Hylätty, Lopettanut tai Passiivinen.

3. Tallenna muutos.

Valitut statukset piilottavat työkohteen Työkohde‑valinnoista ja työvuorosuunnittelukalentereista, jos työkohteelle ei ole valitulla ajanjaksolla tapahtumia.

Open

Poista työkohde

Työkohteen poistaminen poistaa sen käyttöliittymästä pysyvästi.

1. Valitse työkohteen työkohdekortilta Poista.

2. Vahvista poisto.

Poistetun työkohteen voi palauttaa vain kehittäjä.

Open

Tarkastele muokkaushistoriaa

Muokkaushistoria näyttää työkohteelle tehdyt yksittäiset muutokset.

1. Valitse työkohdekortilta Loki.

2. Tarkastele listattuja muutoksia.

Massamuokkauksella tehdyt muutokset eivät tallennu historiaan.

Käytä Työkohteet‑osion välilehtiä

Työkohteella on useita välilehtiä, joilla hallitaan siihen liittyviä tietoja..

1. Avaa työkohdekortti.

2. Siirry halutulle välilehdelle.

3. Tee välilehden mukaiset toiminnot.

Avaa työkohdekohtaiset näkymät

Työkohdekortilta voi avata suodatettuja näkymiä, jotka vastaavat muiden osioiden näkymiä.

1. Avaa työkohdekortti ja valitse esimerkiksi Tapahtumat tai Toteuma.

2. Tee tarvittavat toiminnot avautuneessa näkymässä.

Näkymissä on käytettävissä samat toiminnot kuin vastaavissa pääosioissa.

Hallitse sulkulistaa

Sulkulistalla estetään työntekijöitä työskentelemästä tietyssä työkohteessa tai tietyillä ammattinimikkeillä.

1. Valitse työkohdekortilta Lisätiedot -> Sulkulista.

2. Valitse Luo uusi.

3. Kohdista sulku halutuille työntekijöille ja tarvittaessa ammattinimikkeille.

4. Tallenna sulku.

Hallitse liitetiedostoja

Liitetiedostot‑toiminnolla hallitaan työkohteelle tai sen organisaatiolle kohdistettuja tiedostoja.

1. Valitse työkohdekortilta Lisätiedot -> Tiedostot.

2. Lisää, muokkaa tai poista tiedostoja.

Hallitse yhteyshenkilöitä

Yhteyshenkilöt‑toiminnossa hallitaan ulkoisia käyttäjiä, joilla on oikeus kyseiseen työkohteeseen.

1. Avaa työkohdekortti Perustiedot → Yhteyshenkilöt.

2. Tee käyttäjämuutokset näkymässä.

Toiminnot vastaavat Käyttäjät‑osion toimintoja.

Open

Vuoron vahvistaminen työkohteelle

Vuorosta voidaan lähettää vahvistus työkohteelle, kun vuoroon on kiinnitetty työntekijä. Vahvistustapa määritetään työkohteen asetuksissa. Käytettävissä ovat vaihtoehdot Ei vahvistusta, Automaattinen ja Manuaalinen.

Vahvistusasetusten määrittäminen

Työkohteen Säännöt-osion Vahvistaminen-välilehdellä määritetään, miten kyseisen työkohteen vuorot vahvistetaan.

1. Valitse vahvistustapa:

   • Ei vahvistusta

     • Työkohteelle ei lähetetä vahvistuksia.

     • Vuoro poistuu työvuorolistalta, kun siihen on kiinnitetty työntekijä.

   • Automaattinen

     • Vahvistus lähetetään automaattisesti, kun vuoro täyttyy.

   • Manuaalinen

     • Vahvistus lähetetään erikseen työvuorolistalta, kun vuoroon on kiinnitetty työntekijä.

2. Valitse vahvistuksen vastaanottajat.

   • Valittavissa ovat kaikki hallintokäyttäjät, joilla on käyttöoikeus työkohteeseen.

   • Vastaanottajille lähetetään ensisijaisesti push-ilmoitus. Jos push-ilmoitusta ei voida toimittaa, vahvistus lähetetään sähköpostitse.

3. Määritä tarvittaessa ulkoiset vastaanottajat.

   • Lisää sähköpostiosoitteet, joilla ei ole käyttäjätunnusta järjestelmään.

   • Erottele osoitteet puolipisteellä (;).

4. Tallenna muutokset.

Vuoron vahvistaminen manuaalisesti

Jos vahvistustavaksi on valittu Manuaalinen, vahvistus lähetetään työvuorolistalta toiminnolla Lähetä vahvistus työkohteelle.

1. Lähetä vahvistus yhdestä tai useammasta vuorosta:

   • Yksittäinen vuoro:

     • Valitse vuoron riviltä Lähetä vahvistus työkohteelle.

   • Useita vuoroja:

     • Valitse halutut vuorot.

     • Avaa Toiminnot-valikko.

     • Valitse Lähetä vahvistus työkohteelle.

2. Tee tarvittaessa muutoksia Lähetä työvuorovahvistus -lomakkeella:

   • Vahvistettu suullisesti

     • Merkitsee vahvistuksen tehdyksi ilman vahvistusviestin lähettämistä.

     • Voit lisätä sisäisen lisätiedon esimerkiksi vahvistuksen ajankohdasta tai tavasta.

   • Lähetä yhteyshenkilöille

     • Valitse vastaanottajat, joille vahvistus lähetetään.

     • Jos vastaanottajia ei valita, viesti lähetetään työkohteen oletusyhteyshenkilöille.

   • Lähetä lisäksi sähköpostiosoitteisiin

     • Lisää sähköpostiosoitteet, joille vahvistus lähetetään.

     • Erottele osoitteet puolipisteellä (;).

   • Vahvistukseen liittyvä lisätieto

     • Kirjoita viesti, joka lisätään vahvistusviestiin.

3. Lähetä vahvistus.

   • Jos tallennat lomakkeen muuttamatta kenttiä, vahvistus lähetetään työkohteen oletusvastaanottajille.

Vahvistusviestien sisältö

Sähköpostivahvistus

Otsikko

Työvuorovahvistus {dd.MM.yyyy HH:mm} kohteeseen {työkohteen nimi}

Sisältö

Hei,
työvuoroon {dd.MM.yyyy HH:mm} kohteessa {työkohteen nimi} on vahvistettu työntekijä {työntekijän nimi}.

Ystävällisin terveisin
{tenantin displayname}

Push-ilmoitus

Otsikko

Työvuorovahvistus

Sisältö

Työvuoroon {dd.MM.yyyy HH:mm} kohteessa {työkohteen nimi} on vahvistettu työntekijä {työntekijän nimi}

Jos samalle työkohteelle vahvistetaan samalla kertaa useita vuoroja, niiden tiedot kootaan yhteen sähköpostiin tai push-ilmoitukseen.