Tilaajan websovellus

Käyttäjätunnusten luominen

o   Ohjelman hallintokäyttäjä lähettää ensikirjautumislinkin ohjelmasta työntekijän sähköpostiin (sähköpostitieto on hyvä pitää profiilissa ajan tasaisena). Tätä linkkiä EI PYSTY työntekijä itse tilaamaan.

o   Tunnukset tulevat sähköpostilinkkinä, jonka avulla päästään luomaan salasana. Käyttäjätunnuksena toimii linkin vastaanottajan sähköpostiosoite.

o   Kutsulinkki on voimassa aina yhden viikon (7 päivää) lähetyksestä. Mikäli linkki ehtii vanhenemaan ennen kirjautumista, työntekijän tulee olla yhteydessä linkin lähettäneeseen tahoon, he voivat lähettää uuden linkin työntekijälle. Huom. Asiakastuesta ei lähetetä työntekijätunnuksia työntekijöille, vaan ohjataan aina olemaan yhteydessä omaan esihenkilöön.

o   Ensikirjautuminen tulee AINA tehdä kyseisen linkin kautta, kun ensikirjautuminen on tehty onnistuneesti, voidaan tämän jälkeen tarvittaessa myös hyödyntää kirjautumissivun ”unohtuiko tunnus?” kohtaa.

Open

Käyttäjätunnuksen hallinta

Sisäänkirjautumisen jälkeen oikeasta yläkulmasta löytyy tunnusten hallintaprofiili.

o  Kysymysmerkin takaa pääsee Finago Gigs tietopankkiin, tämä on Finagon hallinnoima tietopankki, jota pidetään ajantasalla asiakaspalvelun toimesta.

o Kellon takaa löydät julkaisutiedotteet.

Open

Open

o   Asiakkaan selainnäkymän sivut ovat ulkonäöltään samankaltaiset kuin hallintokäyttäjällä. Asiakkaalla on kuitenkin rajatummat toiminnot sekä näkymät ja asiakas näkee tiedot vain niistä työkohteista mihin hänellä on lisätty käyttöoikeudet.

o   Sivun oikeasta yläkulmasta asiakaskäyttäjä voi vaihtaa salasanan, kirjautua ulos, avata (Finagon) tietosuojaselosteen, hallinnoida evästeitä ja vaihtaa selaimen kieliversiota (FI/EN).

Vuorot- osio

o   Tällä välilehdellä asiakas voi avata uusia vuoroja ja tarkastella täytettyjä/täyttämättömiä vuoroja. Tämän lisäksi asiakas voi tarjota avoimia vuoroja työkohteen poolilaisille tai peruuttaa vuoroja.

o   Tarvittaessa asiakaskäyttäjä voi viedä listanäkymän exceliin klikkaamalla sivulla olevaa Excel -painiketta.

Open

Suodata-toiminnot

o   Hae -suodattimet

o   Päivämäärä

o   Työkohde

o   Työntekijä

o   Ammattinimike

o   Tapahtumatyyppi

Suodatukset saa nollattua Nollaa / Tyhjennä valinnat -painikkeesta, joka tulee näkyviin, kun suodatuksia on valittuna.

Jos käytössä on usein tiettyjä suodatuksia, voi asiakas tallentaa ne oletukseksi. Asetetaan halutut suodatukset ja klikataan tämän jälkeen oikean reunan Tallenna oletukseksi -painiketta. Mikäli suodatuksia on muutettu ja halutaan palata tallennettuun oletussuodatusnäkymään, päästään siihen klikkaamalla oikean reunan Lataa oletukset -painiketta.

Huom: ajanjaksosuodatin ei tallennu mukaan oletuksiin.

Oletuksena listassa näytetään kaikki täyttämättömät työvuorot sekä täytetyt työvuorot, joita ei ole vielä vahvistettu asiakkaalle.

Asiakaskäyttäjä voi tuoda listanäkymään haluamiaan vuoroja käyttämällä erilaisia switch -komentoja:

Näytä vain julkaistut -switch

o   Jos switchin laittaa päälle, listanäkymässä voi tarkastella vain julkaistuja vuoroja.

Näytä vain täytetyt -switch

o   Jos switchin laittaa päälle, listanäkymässä voi tarkastella vain täytettyjä vuoroja, jotka vaativat vielä vahvistuksen asiakkaalle (manuaalinen vahvistustapa).

Näytä vain täyttämättömät -switch

o   Jos switchin laittaa päälle, listanäkymässä voi tarkastella vain vuoroja, jotka ovat vielä ilman työntekijää.

Näytä myös vahvistetut -switch

o   Jos switchin laittaa päälle, listanäkymässä voi tarkastella myös jo asiakkaalle vahvistettuja työvuoroja täyttämättömien ja vahvistamattomien vuorojen lisäksi.

o   Jos asiakkaalla on käytössä automaattinen vahvistus, menevät täytetyt vuorot suoraan tämän switchin taakse.

Asiakaskäyttäjällä on oletuksena käytössä Päivitä automaattisesti -switch, joka päivittää listanäkymää 1min välein. Listanäkymä ei päivity automaattisesti taustalla, joten mikäli sivun päälle on avattu toinen verkkoselaimen sivu, näkymän päivitys katkeaa ja jatkuu taas kun sivu on näkyvissä.

Muokkaa sarakkeita – toiminnot

o   Käytettävissä olevat sarakkeet: Viikonpäivä, Vuoron päivämäärä, Vuoron kellonaika, Vuoron kesto, Työkohteen Id, Työkohde, Ammattinimike, Vuoron status, Manuaalinen tarjoaminen (tyhjä ruutu), Nähnyt, Hylätty vastaus/pyydetty vastausta, Push-ilmoituksia, Työntekijä Id, Työntekijä, Varausaikaleima, Luonut, Luotu, Lisätiedot, Lisätiedot työntekijälle.

o   Sarakkeita voidaan kiinnittää   kuvakkeesta ja järjestystä muuttaa  kuvakkeesta raahaamalla ylös tai alas.

o   Sarakkeiden järjestäminen listanäkymässä: Asiakaskäyttäjä voi järjestää listanäkymää sarakkaiden mukaisesti nousevasti tai laskevasti klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Klikkaamalla sarakkeen otsikkoa kolmesti, sarakkeen mukaisen listajärjestyksen saa poistettua.

o   Sarakkeiden koon muokkaaminen listanäkymässä: Asiakaskäyttäjä voi muokata sarakkeiden kokoa siirtämällä sarakkeen oikeaa reunaa joko vasemmalle tai oikealle.

Rivitoiminnot

Open

Jokaisen työvuororivin oikeasta reunasta löytyy työvuorolle suoritettavat rivitoiminnot. Jos toimintoa ei voi suorittaa, toiminto näkyy epäaktiivisena. Rivitoiminnoista yleisimmin käytetyt ovat suoraan näkyvissä, mutta lisää toimintoja löytyy rivin lopusta kolmen pisteen takaa.

o   Näytä kommentit

o   Muokkaa

o   Hae työntekijää

o   Ota manuaalinen tarjoaminen käyttöön

o   Ota manuaalinen tarjoaminen pois käytöstä

o   Peru vuoro

o   Kopioi

Vuoron luominen

o   Uuden vuoron luominen:

1. Klikkaa yläreunan toimintopalkista Luo uusi.

2. Lomakkeella tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.

3. Kaikki pakolliset kentät löytyvät Perustiedot-osiosta.

4. Valitse haluamasi tapahtumatyyppi.

5. Valitse Työkohde.

6. Valitse Ammattinimike

7. Valitse Päivämäärä ja Kellonaika.

8. Julkaistu-switch

9. Työvuorojen listanäkymässä uuden vuoron luonnissa switch on oletuksena päällä eli vuorot julkaistaan vuoron tallennuksen yhteydessä.

10. Manuaalinen tarjoaminen -switch

11. Kun manuaalinen tarjoaminen on käytössä, vuoro näkyy vain sellaisille työntekijöille, joille sitä tarjotaan Hae työntekijää -toiminnon kautta. Vuoro ei siis näy varaus- tai ehdotussäännöissä määritellyille työntekijöille, ellei sitä tarjota heille erikseen manuaalisesti.

12. Lisäksi voit halutessasi valita Lisätiedot-osion alta.

13. Lukumäärä, mikäli vuoroon tarvitaan useampi työntekijä. (Oletus 1 henkilö)

14. Työntekijä, mikäli haluat liittää tapahtumalle suoraan työntekijän.

15. Ruokatauko

16. Lounaan alkuaika

17. Lisätiedot

18. Tapahtumaan liittyvät lisätiedot, jotka näkyvät hallintokäyttäjille ja tilaajille. Nämä tiedot eivät näy työntekijöille.

19. Lisätiedot työntekijälle

20. Huom! tähän kenttään lisätyt tiedot näkyvät työntekijälle mobiilisovelluksessa.

21. Tallenna

Toistuvan tapahtuman luominen

Toistuvan tapahtumasarjan luominen onnistuu luomalla uuden vuoron ja laittamalla dialogissa Toistuva tapahtuma -valinnan päälle, jonka jälkeen käyttäjä pystyy määrittelemään toistuvuuden säännöt.

1. Klikkaa Luo uusi.

2. Täytä tapahtuman Perus- ja lisätiedot.

3. Laita Toistuva tapahtuma -valinta päälle.

4. Valitse pohja toistuvuudelle.

5. päivittäin

6. viikoittain

7. kuukausittain

8. Valitse toistuvuudelle alkamis- ja päättymispäivä.

9. Valitse toistuvuuden säännöt

10. päivittäin - kuinka monen päivän välein tapahtuma toistuu

11. viikoittain - kuinka monen viikon välein, ja minä viikonpäivinä, tapahtuma toistuu

12. kuukausittain - kuinka monen kuukauden välein, ja minä kuukauden päivänä, tapahtuma toistuu

13. Valitse, miten toistuvuudelle osuvia lakisääteisiä juhlapäiviä käsitellään

14. Jos jokin toistuvuuden tapahtumista osuu lakisääteiselle juhlapäivälle, voidaan valita seuraavista vaihtoehdoista, miten kyseistä tapahtumaa käsitellään:

15. tapahtuma lisätäään

16. tapahtumaa ei lisätä

17. tapahtuma lisätään seuraavalle arkipäivälle

18. tapahtuma lisätään edelliselle arkipäivälle

19. Valitse halutessasi työntekijä

20. Huom! Jos lisäät työntekijän samalla kun luot toistuvan tapahtumasarjan, kyseinen työntekijä lisätään kaikkiin tapahtumasarjan tapahtumiin

21. Tallenna

Toimintopalkin Toiminnot -painikkeesta käyttäjä voi suorittaa haluttuja toimintoja valituille vuororiveille. Toimintoja ovat: muokkaus, kopiointi, yhdistä tapahtumat yhdessä tehtäväksi sekä poista mahdollisuus.

Työvuorosuunnittelu - osio

Työvuorosuunnittelu-osiossa voi luoda uusia vuoroja tai muita tapahtumia, suodattaa ja muokata olemassa olevia tapahtumia, kiinnittää vuoroihin työntekijöitä sekä tulostaa työvuorolistan. Keikkatyöhön liittyviä vuorojen tarjoamistoimintoja ei ole työvuorosuunnitteluosioissa, vaan ne löytyvät ainoastaan Vuorot-sivulta, mutta työvuorosuunnittelu on keikkatyöasiakkaillakin yleensä näkyvissä, koska sieltä voi tarkastella työntekijöiden muitakin tapahtumia kuin vuoroja ja nähdä tapahtumakokonaisuuden visuaalisemmin.

Työvuorosuunnittelunäkymiä on kaksi erilaista. Alla olevassa kuvauksessa on kuvailtu suunnittelu kummassakin näkymässä.

Työvuorosuunnittelu 1

Näkymä on kaksiosainen; ylemmässä Työvuorot-kalenterissa työvuorot on koostettu työkohdekohtaisesti ja alemmassa Työntekijät-kalenterissa työvuorot on koostettu työntekijäkohtaisesti ja lisäksi näkyy työntekijälle mahdollisesti merkityt muutkin tapahtumatyypit. Täytetyt työvuorot näkyvät siis molemmissa kalentereissa. Kalenterit voi sulkea klikkaamalla kalenterin yläreunasta, jolloin on helpompi tarkastella vain toista kalenterinäkymää.

Sivun yläreunasta löytyy erilaisia suodattimia, joilla näkymää voi rajata sekä Päivitä kalenterit -painike. Kalenterinäkymä päivittyy tehtyjen suodatusten mukaisesti automaattisesti aina, kun suodattimen sulkee, mutta manuaalisella päivityksellä näkymän voi päivittää muulloinkin, jolloin näkymä on ajan tasalla esimerkiksi toisen käyttäjän samaan aikaan lisäämien tai muokkaamien tapahtumien osalta. Aikavälisuodattimessa on aina oletuksena valittu kuluva ja seuraava viikko.

Osion kalenterinäkymä on kaksiosainen; ylemmässä Työvuorot-kalenterissa työvuorot on koostettu työkohdekohtaisesti ja alemmassa Työntekijät-kalenterissa työvuorot on koostettu työntekijäkohtaisesti ja lisäksi näkyy työntekijälle mahdollisesti merkityt muutkin tapahtumatyypit. Ylemmässä kalenterissa työkohteet ja alemmassa kalenterissa työntekijät on rivitetty aakkosjärjestyksessä (työntekijät sukunimen mukaan). Rivien järjestystä ei voi muuttaa. Jos Työvuorot-kalenterissa samalla työkohteella tai Työntekijät-kalenterissa yhdellä työntekijällä on useampi tapahtuma saman päivän aikana, työkohteen tai työntekijän rivi paksunee ja tapahtumapalikat näkyvät allekkain aikajärjestyksessä.

Kalentereissa voi näkyä taustaväreiltään erilaisia tapahtumapalikoita:

Open

• Valkoinen (1): työvuoro, jolla ei ole vielä työntekijää. Palkin reunaviivat ja tekstit voivat olla tummanvihreitä (oletusväri) tai muun värisiä (tapahtumapohjasta luotu vuoro ja tapahtumapohjalle määritetty muu väri). Tällaisia voi näkyä vain Työvuorot-kalenterissa

• Mintunvihreä (2): täytetty työvuoro. Järjestelmän oletusväri.

• Punainen (3): työntekijän vapaatoive. Tällaisia voi näkyä vain Työntekijät-kalenterissa.

• Vihreä (4): työntekijän vuorotoive eli ajankohta, jolloin työntekijä erityisesti haluaisi tehdä työvuoron. Tällaisia voi näkyä vain Työntekijät-kalenterissa.

• Vaaleansininen (5): siirtymä. Tapahtumapalikassa myös ajoneuvoikonit. Tällaisia voi näkyä vain Työntekijät-kalenterissa.

• Punavioletti (6) (reunukset ja tekstit violetteja): muut tapahtumatyypit paitsi vuorot, vuoro- ja vapaatoiveet tai siirtymät. Tällaisia voi näkyä vain Työntekijät-kalenterissa.

• Muut värit (7): tapahtumapohjista lisätyt vuorot, jos tapahtumapohjalle on erikseen valittu väri

Tapahtumat voivat myös olla julkaistuja tai julkaisemattomia. Julkaistuissa tapahtumissa tapahtumapalikan vasen reuna on tummempi ja paksumpi (9). Julkaisemattomassa tapahtumassa palkin reunat ovat kauttaaltaan samanlaiset (10).

Tapahtumapalikan oikean alareunan nuoli-ikoni tarkoittaa, että tapahtuma on luotu toistuvana tapahtumana.

Open

Kun laittaa hiiren tapahtumapalikan päälle, sen oikeaan yläkulmaan ilmestyy i-ikoni. Ikonin tooltipistä näkee tarkempia tietoja tapahtumasta. Näitä tietoja ovat esim.

• Tapahtumatyyppi

• Työkohde

• Ammattinimike

• TES

• Työaikamuoto

• Päivämäärä

• Kellonajat

• Ruokatauko (jos määritetty)

• Lisätiedot työntekijältä

• Luoja ja luontiajankohta

• Julkaisija ja julkaisuajankohta

• Laskurit, jotka on määritetty näkymään tapahtumalla

• Tapahtumalta mahdolliset tuntipankkiin menevät tunnit

• Huomiot

• Vuororyhmän tiedot, jos tapahtuma kuuluu vuororyhmään

Open

Molempien kalenterien yläreunassa näkyy tunnuslukuja vuorosuunnittelun ja vuorojen täyttymisen seuraamiseksi. Tunnuslukuihin lasketaan mukaan kalentereissa näkyvissä olevat tapahtumat tehtyjen suodatusten perusteella.

• Tapahtumat: yhteismäärä tapahtumista. Työvuorot-kalenterissa määrä sisältää vain vuoroja, Työntekijät-kalenterissa määrä sisältää kaikki tapahtumat ja pelkkä vuorojen määrä näkyy omana tunnuslukunaan.

• Tunnit: yhteismäärä kalenterissa näkyvissä olevien vuorojen tunneista. Työntekijät-kalenterissa mukaan ei lasketa muiden tapahtumatyyppien tunteja.

• Täytetty: näytettävien vuorojen täyttöaste. Näytetään sekä prosentteina että kpl-määränä.

• Vuorot: Työntekijät-kalenterissa näkyvissä olevien työvuorojen lukumäärä.

• Rikotut työaikasäännöt: lukumäärä ohjaaviksi asetettujen työaikasääntöjen rikkomisesta. Tapahtumakohtaisesti rikkeet näkee rikkomusten aiheuttavissa tapahtumapalikoissa näkyvästä kolmioikonista ja sen kohdalta aukeavasta tooltipistä.

Molempien kalenterien vasemmasta yläkulmasta löytyy myös kyseiseen kalenteriin vaikuttavia painikkeita:

• Lataa tulostettava työvuorolista (tulostin): lataa käyttäjän koneelle työvuorolistatyyppisenä Excel-tiedostona kalenterissa lataushetkellä näkyvät tapahtumat ryhmiteltynä kalenterin mukaan joko työkohteittain tai työntekijöittäin.

  • Jos työvuorolistatulosteen lataa Työntekijät-kalenterista, vapaa- ja vuorotoiveet eivät nouse ikinä tulosteelle. Siirtymät ja muut tapahtumatyypit paitsi vuorot, näkyvät tulosteella nimellä ‘Poissa’ ilman kellonaikatietoa.

• Etsi (suurennuslasi): piilottaa kalenterista ne rivit, joissa työkohteen nimi (Työvuorot-kalenterissa) tai työntekijän nimi (Työntekijät-kalenterissa) ei täsmää kirjoitettuun hakuehtoon. Näytettävät rivit alkavat rajautua heti ensimmäisestä hakukenttään syötetystä merkistä.

• Näytä (silmä): rajaa kalenterissa suodatusten perusteella näytettävää näkymää vielä tarkemmin lisäehdoin.

  • Näytä vain täyttämättömät tapahtumat (Työvuorot-kalenteri): jättää kalenteriin näkyviin vain vuorot, joissa ei vielä ole työntekijää.

  • Näytä tapahtumat koostettuna (Työvuorot-kalenteri): koostaa työkohteen vuorot yhteen palkkiin per ammattinimike. Palkissa näkyy ammattinimikkeen lyhenne sekä täytetyt vuorot / vuorojen lukumäärä.

  • Piilota tapahtumattomat ryhmät (Työvuorot-kalenteri): Piilottaa kalenterista niiden työkohteiden rivit, joilla ei ole yhtään vuoroa.

  • Näytä ryhmiteltynä ammattinimikkeittäin (Työvuorot-kalenteri): Työkohteen alle muodostuu omille riveilleen näkyviin ne ammattinimikkeet, joilla työkohteella on vuoroja. Vuoropalkit näkyvät kyseisen ammattinimikkeen rivillä.

  • Piilota siirtymät (Työntekijät-kalenteri): Piilottaa automattisesti muodostuneet siirtymät, joita ei ole muutettu tapahtumiksi.

Työvuorolista

Sivun toimintopaneelista löytyy Työvuorolista-valikko. Työvuorolista on nimetty kokonaisuus, joka on määritetty tietylle ajanjaksolle ja sisältää valitut työkohteet ja työntekijät tai poolit. Kun työvuorolistan valitsee, kalenterinäkymä suodattuu työvuorolistalle asetettujen suodatusten mukaisesti. Jos mitään työvuorolistaa ei ole valittuna, Työvuorolista-painikkeessa lukee Työvuorolista. Jos jokin työvuorolista on valittuna, painikkeessa lukee valitun työvuorolistan nimi. Työvuorolista-valikossa näkyy suoraan valittavana viisi viimeisintä työvuorolistaa ja valikon ylimpänä olevalla Kaikki työvuorolistat -valinnalla saa auki dialogin, jossa voi valita minkä tahansa vanhemmankin työvuorolistan. Työvuorolistoihin liittyen toimintopaneelissa on erilaisia toimintoja:

• Ruksi: voi poistaa työvuorolistan valinnan ja nollata työvuorosuunnittelun suodattimet. Painike näkyy vain, jos jokin työvuorolista on valittuna.

• Julkaise työvuorolista: voi julkaista kerralla kaikki tapahtumat, joita työvuorolistalle on luotu. Painike näkyy vain, jos jokin työvuorolista on valittuna.

• + -painike, jonka takana valinnat:

  • Luo uusi työvuorolista: mahdollisuus luoda uusi työvuorolista antamalla sille nimi ja valitsemalla ajanjakso, työkohteet ja työntekijät tai poolit, joiden tapahtumat listalla haluaa nähdä. Uuden työvuorolistan tallentaminen ei suoraan aseta listaa valituksi työvuorosuunnittelunäkymään vaan se tulee avata erikseen.

    • Työvuorolistalle voi valita työntekijöitä tai pooleja, ei molempia. Joko työntekijöitä tai pooleja on valittava, vaikka kumpaakaan kenttää ei ole merkitty pakolliseksi *-merkillä.

  • Luo uusi näkymästä: mahdollisuus luoda uusi työvuorolista niin, että Luo uusi -formille tulee esivalituksi kalenterinäkymässä kyseisellä hetkellä näkyvät tiedot (ajanjakso, työkohteet, työntekijät/poolit).

    • HUOM. Toiminto ei tällä hetkellä toimi vaan avaa saman näkymän kuin Luo uusi -toiminto, jossa mitään ei ole esivalittuna.

Työvuorosuunnittelu 1, toiminnot

Kalentereissa näkyville tapahtumille ja tyhjille soluille voi tehdä erilaisia toimintoja. Toiminnot saa aktivoitua joko klikkaamalla jommassakummassa kalenterissa haluttua tapahtumaa tai tyhjää solua hiiren oikealla painikkeella, jolloin solun viereen aukeaa suoraan käytettävissä olevien toimintojen valikko, tai klikkaamalla haluttua tapahtumaa tai tyhjää solua hiiren vasemmalla painikkeella, jolloin solu tulee valituksi ja halutut toiminnot saa auki action barin Toiminnot-painikkeen takaa.

Massatoimintoja saa tehtyä valitsemalla useamman tapahtuman tai tyhjän solun kerralla pitämällä näppäimistön Ctrl-painiketta pohjassa samalla kun klikkaa haluttuja soluja tai tapahtumia ja tämän jälkeen klikkaamalla jotain valituista soluista hiiren oikealla painikkeella tai tekemällä halutut toiminnot action barin Toiminnot-painikkeen kautta. Useamman solun saa valittua myös kikkaamalla yhtä solua hiiren oikealla painikkella ja Valitse-kohdasta valitsemalla kaikki tapahtumat, päivän tapahtumat, työntekijän tapahtumat, ammattinimikkeen tapahtut tai työkohteen tapahtumat, jolloin valinnan mukaiset tapahtumat tulevat valituiksi.

Toiminnot, joita kalentereissa voi tehdä, ovat seuraavat:

•  

  Luo uusi -toiminto.

   

  • Luo uusi -formi aukeaa kolmesta paikasta: action baarissa omasta painikkeestaan, Toiminnot-painikkeen takaa kun jokin kalenterin solu on valittuna tai kalenterin solua tai tapahtumapalikkaa hiiren oikealla painikkeella klikatessa avautuvasta valikosta.

    • Action barin Luo uusi -painikkeen oikean reunan nuolesta saa auki auki Luo uusi profiilista-toiminnon, jossa voi valita aiemmin luodun profiilin ja päivämäärän, josta alkaen profiilin mukaisia vuoroja haluaa lisätä kalenteriin. Jos luonnissa säilyttää viikkorytmin, vuorot asettuvat profiilin mukaisille viikonpäiville. Jos viikkorytmiä ei säilytä, profiilissa ensimmäisenä olevan päivän vuorot menevät tapahtumien luonnissa valitulle alkupäivälle jne., vaikka profiilin ensimmäinen ja tapahtumien luonnissa valittu ensimmäinen päivä olisivat eri viikonpäiviä.

  • Jos Luo uusi -toimintoa käyttää kalenterin solua hiiren oikealla painikkeella klikkaamalla, avautuvalle formille tulee esitäytetyksi kyseiseen kalenterisoluun vaikuttavat tiedot eli Työvuorot-kalenterissa työkohde ja päivämäärä ja ammattinimike silloin, jos työkohteelle on valittu vain yksi mahdollinen nimike, ja Työntekijät-kalenterissa työntekijä ja päivämäärä. Näin käyttäjän ei tarvitse syöttää kaikkia tietoja alusta alkaen.

• Muokkaa: mahdollisuus muokata tapahtuman tietoja. Muokkausikkunan saa auki myös tuplaklikkaamalla tapahtumapalikkaa kalenterissa.

  • Avautuva formi on pääsääntöisesti samannäköinen kuin Luo uusi -toiminnosta avautuva, mutta kentät Lisätiedot työntekijälle ja Erikoistaidot ovat muokattavissa vain, jos vuoron avaa muokkaukseen ylemmän Työvuorot-kalenterin kautta.

• Lisää työntekijä: mahdollisuus valita joku järjestelmän soveltuviksi katsomista työntekijöistä vuorolle.

  • Lisää työntekijä -toiminto on eri toiminto kuin Vuorot-sivun Hae työntekijää -toiminto. Lisää työntekijää -toiminnon kautta ei ole mahdollista tehdä keikkatyönhallinnan toimintoja, kuten tarkistaa, miten vuoro on tarjolla työntekijöille, hyväksyä ehdotuksia tai laajentaa vuoron tarjontaa.

  • Toiminto avaa uuden ikkunan, jossa näkyy soveltuvat työntekijät. Ainoa mahdollinen suodatustapa on näyttää joko pelkästään pooliin kuuluvat tai kaikki soveltuvat. Työntekijän nimeä klikkaamalla hänet voi valita vuorolle. Toiminto antaa herjan, jos työntekijän koittaa lisätä vuorolle, jolla on jo työntekijäkiinnitys.

  • Toiminto mahdollinen vain Työvuorot-kalenterin tapahtumille.

• Kopioi: kopio vuoron samoilla tiedoilla, mutta ilman mahdollista työntekijäkiinnitystä.

  • Kopiointi onnistuu vain vuoroille, koska muita tapahtumatyyppejä ei ole mahdollista luoda ilman työntekijäkiinnitystä.

• Julkaise: julkaisee vielä julkaisemattomat valitut tapahtumat. Tapahtumien tulee olla julkaistuja, jotta työntekijä voi nähdä ne mobiilisovelluksessa tai jotta niitä voidaan hyväksyä tai käsitellä Tapahtumat-osiossa.

• Luo tapahtumapohja: luo valitusta tapahtumasta tapahtumapohjan.

  • Tapahtumapohjalle tulee antaa nimi ja valita, minkä värisenä kyseisen pohjan kautta luodut vuorot näkyvät kalenterissa. Tapahtumapohjalle tallentuu kalenterissa olevalle tapahtumalle määritetty tapahtumatyyppi, työntekijä (jos kiinnitetty), työkohde, projekti (jos määritetty työkohteelle), ammattinimike, kellonajat, ruokatauon pituus ja alkuaika, lisätiedot, lisätiedot työntekijälle, erikoistaidot ja lisäpalvelut. Kun tapahtumapohjan on luonut, se tulee valittavaksi ylempänä mainittuun Tapahtumapohjat-toimintoon soveltuvissa kalenterisoluissa sen jälkeen kun selainnäkymän on päivittänyt.

  • Tapahtumapohjia voi luoda valmiiksi myös Ylläpito → Tapahtumapohjat -osiossa. Luo tapahtumapohja -toiminnolla luodut tapahtumapohjat listataan myös samassa osiossa, jossa niitä voi tarkastella ja muokata jälkikäteen.

  • Toiminto mahdollinen vain klikkaamalla kalenterissa solua, jossa on jokin tapahtuma. Tapahtumapohjan voi luoda vain yhdelle tapahtumalle kerrallaan.

• Luo profiili: luo valitu(i)sta tapahtumista profiilin. Profiilin ajatuksena on toimia useamman vuoron tapahtuman muodostamana pohjana vuorosuunnittelussa ja siten helpottaa vuorojen luontia tilanteissa, joissa tietty tapahtumakokonaisuus toistuu useammin.

  • Profiilille tulee antaa nimi ja valita säilytetäänkö työntekijäkiinnitys. Jos profiilin on valittu vuoroja, joissa on työntekijä kiinnitettynä ja kiinnityksen haluaa säilyttää, kun kyseisen profiilin kautta luo jatkossa vuoroja, tapahtumat kiinnittyvät suoraan samoille työntekijöille. Jos työntekijäkiinnitystä ei säilytä tai kaikki valitut vuorot ovat avoimia, vuorot muodostuvat ilman työntekijäkiinnitystä, kun vuoroja lisää jatkossa kyseisen profiilin kautta. Jos profiiliin on valinnut mukaan muita tapahtumatyyppejä kuin vuoroja eikä säilytä työntekijäkiinnitystä, nämä muut tapahtumatyypit eivät tallennu profiiliin, koska niitä ei ole mahdollista luoda ilman työntekijää. Valinta työntekijäkiinnityksen säilyttämisestä ei vaikuta niihin tapahtumiin, joista profiili luodaan, vaan ainoastaan uusiin vuoroihin, joita profiilin kautta lisätään jatkossa.

• Peru vuoro: peruu julkaistun vuoron. Perumisen syy on pakko antaa. Työntekijäkiinnitykselliset perutut vuorot ja niiden syyt saa näkyviin Tapahtumat-sivulle, jotta niitä voi seurata ja raportoida. Peru vuoro -toiminto näkyy vain, jos valittuna on julkaistuja vuoroja. Julkaistun vuoron voi aina vain perua eikä ikinä poistaa.

  • Peruutuksen yhteydessä tulee antaa perumisen syy. Jos vuorolla on ollut työntekijä, perumisen syy näkyy työntekijälle lähtevässä push-viestissä ja mobiilisovelluksen Ilmoitukset-osiossa. Perumisen syy näkyy jälkikäteen myös Tapahtumat-sivulla perutun vuoron rivillä.

  • Tietyt perumisen syyt saattavat aktivoida kentän ‘Perutun vuoron uusi tapahtumatyyppi’. Kun tähän kenttään valitsee arvon, vuorossa olleelle työntekijälle vaihtuu tapahtumatyypiksi tässä valittu tyyppi alkuperäisen vuoron ajankohdalle. Vaihtoehtoiset tapahtumatyypit määritellään Ylläpito-osion Perumisen syyt -välilehdellä.

  • Luo uusi vastaava vuoro -valinta lisää perutun vuoron takaisin tarjolle. Tarjolle tulevalle vuorolle tallentuu alkuperäisen vuoron luontiajankohta.

  • Lisätiedot-kenttään voi kirjoittaa sisäisiä tietoja vuoron perumiseen liittyen

  • Viesti työntekijälle -kenttään kirjoitettu viesti näkyy työntekijälle perumisesta lähtevän push-viestin ja mobiilisovelluksessa näkyvän ilmoituksen yhteydessä.

• Poista: poistaa julkaisemattoman vuoron tai muun tapahtumatyypin. Toiminto näkyy vain, jos valittuna on julkaisemattomia vuoroja tai muita tapahtumatyyppejä. Poistamisen yhteydessä ei anneta syytä eikä poistettua tapahtumaa saa käyttöliittymässä enää näkyviin.

• Päätä tapahtumasarja: päättää toistuvan tapahtuman ennenaikaisesti. Toiminto aktivoituu vain, jos valittuna on toistuv(i)a tapahtum(i)a. Päättämiselle tulee asettaa päättymispäivä, jonka jälkeen kaikilta myöhemmiltä päiviltä poistuu toistuvan tapahtuman mukaiset tapahtumat eikä uusia tapahtumia enää muodostu automaattisesti. Tapahtumasarjoja voi päättää vain työvuorosuunnittelussa, ei ollenkaan Vuorot-osiossa.

• Yhdistä tapahtumat yhdessä tehtäväksi: valituista vuoroista tulee yksi varattava tai täytettävä kokonaisuus, jolloin työntekijän on varattava kerralla kaikki tai hallintokäyttäjän kerralla lisättävä yhdelle työntekijälle kaikki yhdistetyt vuorot.

  • Se, että tapahtuma on yhdistetty yhdessä tehtäväksi jonkin toisen vuoron kanssa, ei näy suoraan työvuorosuunnittelussa, mutta jos laittaa hiiren tapahtumapalikan i-ikonin päälle, avautuvassa tooltipissä näkyy mahdollisen tapahtumaryhmän tiedot.

• Irrota tapahtuma tapahtumaryhmästä: poistaa valitut vuorot Yhdistä tapahtumat yhdessä tehtäväksi -toiminnolla muodostuneesta tapahtumaryhmästä ja palauttaa ne yksittäin tarjottavaksi tai täytettäväksi.

• Vaihda (mahdollinen vain Työntekijät-kalenterissa valituille tapahtumille): Vaihtaa valitut tapahtumat kahdelta työntekijältä päittäin. Jos on valinnut tapahtumia vain yhdeltä työntekijältä tai enemmän kuin kahdelta, Vaihda-toiminto ei ole mahdollinen

• Poista työntekijä (mahdollinen vain Työntekijät-kalenterissa valituille tapahtumille): irrottaa työntekijän vuorolta ja palauttaa vuoron takaisin avoimeksi. Jos julkaistun vuoron osalta haluaa jälkikäteen tarkastella, miksi se on työntekijältä poistettu, vuoro tulee irrottaa työntekijältä Peru vuoro -toiminnolla, jossa annettu perumisen syy jää talteen.

• Luo tapahtuma siirtymästä (mahdollinen vain Työntekijät-kalenterissa valituille tapahtumille): muuttaa automaattisesti muodostuneen siirtymän tapahtumaksi, jolloin se näkyy julkaisun jälkeen myös työntekijälle mobiilisovelluksessa ja Tapahtumat-osiossa.

• Merkitse poissaoloksi (mahdollinen vain Työntekijät-kalenterissa valituille tapahtumille): muuttaa työntekijän vuoron valituksi toiseksi tapahtumatyypiksi. Jos aktivoi valinnan ‘Säilytä tarve’, alkuperäinen vuoro palautuu avoimeksi samalla kun työntekijälle merkitty tapahtumatyyppi vaihtuu valituksi. Vaihtoehto poissaololle merkitsemiseksi on julkaistujen vuorojen kohdalla Peru vuoro -toiminto.

• Etsi soveltuvia työvuoroja (työntekijän nimen perässä): toiminto avaa valikon, jossa on listattuna vuorot, joihin työntekijä olisi soveltuva ja joiden ajankohdalla työntekijällä ei ole muita tapahtumia.

  • Oletuksena näkyy vain niiden työkohteiden vuorot, joiden kanssa työntekijä kuuluu samaan pooliin.

  • Soveltuvista vuoroista näytetään viikonpäivä, päivämäärä, kellonajat, pooli (jos työntekijä kuuluu työkohteen kanssa samaan pooliin), työkohde, ammattinimike, tarjolla olevien identtisten vuorojen lukumäärä, työntekijän työskentelytoive ja työtuntien kokonaismäärä huomioituna listassa jo valitut rivit ja kyseisen rivin vuoron tunnit. Lisäksi näkyy Matka kohteeseen (edellisestä kohteesta tai kotoa) ja Matka kohteesta (seuraavaan kohteeseen), jos moduuli LBP on aktivoitu.

  • Haluttua riviä klikkaamalla, rivi nousee valittuna listan kärkeen ja lista päivittyy niin, että valitun vuoron kanssa päällekkäin olevat vuorot poistetaan näkyvistä.

  • Kun kaikki halutut vuorot on valittu, dialogin alareunasta painetaan Osoita, jolloin dialogi sulkeutuu ja vuorot kiinnittyvät työntekijälle.

Tapahtumat - osio

Tapahtumat-osiosta löytyvät kaikki julkaistut vuorot ja muut tapahtumat, joissa on työntekijäkiinnitys. Tapahtumia voi muokata tai niille tehdä toimintoja yksitellen rivitoimintojen avulla tai massana rivien valinnan yhteydessä listan yläpuolelle ilmestyvien painikkeiden kautta. Toteutuneet tapahtumat voi hyväksyä ja käsitellä toteumaan (palkka- ja laskutusaineistoon).

Tapahtumat-osiossa on neljä pääsuodatinta:

• Hyväksymättä

  • Kaikki tapahtumat, joita ei ole vielä hyväksytty

• Hyväksytyt

  • Kaikki hyväksytyt tapahtumat, joita ei ole vielä käsitelty toteumaan

• Käsitellyt

  • Tapahtumat, jotka on käsitelty toteumaan (eli ovat siirretty tai valmiina palkka- ja/tai laskutussiirtoon)

• Kaikki

  • Kaikki julkaistut työvuorot ja muut tapahtumat

Tapahtumat-osio aukeaa Hyväksymättä-näkymään. Näkymää voi tarkentaa suodattimilla, kuten päivämääräsuodatin sekä muut suodattimet joiden valinnat saa voimaan painamalla Suodata-painiketta. Sivulle tultaessa tapahtumalistaus näkyy tyhjänä, saadaksesi näkyviin vuoroja, tee tarvittavat valinnat suodatuksiin ja paina “Suodata”. Tapahtumat- ja Toteuma-osion suodattimet on linkitetty, jolloin toisessa tehdyt suodatukset siirtyvät toiseen, tämä on hyvä ottaa huomioon näkymän vaihdossa.

Open

Tapahtumat-osion sarakkeet

Tapahtumat-osiossa tapahtumien tiedot on jaoteltu sarakkeisiin. Käyttäjä voi vaihtaa näytettäviä sarakkeita ja sarakkeiden järjestystä listan oikean yläreunan Muokkaa sarakkeita -painikkeen takaa tai listassa sarakkeen otsikon kohdalta. Valittavissa olevat sarakkeet riippuvat käyttäjän roolista. Ulkoisille käyttäjille tai Työvuorosuunnittelija-roolille ei näy työntekijän palkkoihin liittyviä sarakkeita.

• Värillinen i-ikoni: näyttää tooltipissä tapahtuman ID:n, luontiajan ja luojan ja hyväksytyillä/käsitellyillä tapahtumilla hyväksyntäajan ja hyväksyjän. Sininen väri viittaa siihen, että tapahtuman tiedoissa on kaikki kunnossa käsittelyä varten. Punainen väri tarkoittaa, että tapahtuman käsittely on estetty. Tällöin tooltip kertoo tarkemmin eston syyt.

• Vkp: tapahtuman viikonpäivä

• Pvm: tapahtuman päivämäärä

• Aika: tapahtuman kellonajat

• Musta i-pallura: ikoni ilmestyy näkyviin, jos tapahtuman kellonaikoja on muokattu sen julkaisun jälkeen. Ikonin tooltip näyttää tapahtumalle alun perin julkaistun aikavälin.

• Kesto: tapahtuman kesto mahdollinen ruokatauko vähennettynä

• Työkohteen Id (Talo-ikoni): Työkohteen Id

• Työkohde: Työkohde, jolle tapahtuma on kiinnitetty. Työkohteen nimi toimii linkkinä ja avaa työkohteen tiedot.

• Työntekijän Id (hahmoikoni): tapahtumalle kiinnitetyn työntekijän Id

• Työntekijä: tapahtumalle kiinnitetyn työntekijän nimi. Työntekijän nimi toimii linkkinä ja avaa hänen tiedot.

• TES: työehtosopimus, jonka mukaan tapahtuman palkkatulkinta tehdään

• Työaikamuoto: työehtosopimuksen työaikamuoto, jonka mukaan tapahtuman palkkatulkinta tehdään

• Ammattinimike: tapahtumalle määritetty nimike

• Vahvistettu: ajankohta, jolloin työntekijä on kiinnitetty tapahtumalle

• Tuntipalkka (€-ikoni): työntekijälle tapahtumasta maksettava tuntipalkka

  • Tooltip kertoo tarkemmin, mistä hinta on muodostunut

  • Mahdollisia lisiä tai lisäpalveluiden nostamia palkkoja ei näy tässä

  • Sarake on tyhjä, jos kyseessä on tapahtumatyyppi, jolta ei muodostu mitään peruspalkkalajia

• Laskutushinta (maksukortti-ikoni): tapahtumasta laskutettava tuntihinta

  • Tooltip kertoo tarkemmin, mistä hinta on muodostunut

  • Mahdollisia lisiä tai lisäpalveluiden nostamia laskutettavia eriä ei näy tässä

  • Sarake on tyhjä, jos kyseessä on tapahtumatyyppi, jolta ei muodostu mitään peruspalkkalajia

• Lisätiedot: mahdolliset tapahtumalle lisätyt lisätiedot. Lisätiedot saa kokonaisuudessaan auki klikkaamalla sarakkeessa osittain näkyvää lisätietotekstiä. Jos sarakkeessa näkyy puhekuplaikoni, lisätiedot voi kuitata luetuksi, jolloin puhekuplaikoni katoaa. Kuittaus ei ole pakollinen eikä näy työntekijälle. Mahdolliset lisätiedot:

  • Lisätiedot: tapahtuman taakse Lisätiedot-kenttään kirjoitettu lisätieto (ei-kuitattava)

  • Lisätiedot hyväksyjältä: hallinto- tai tilaajakäyttäjän appissa tapahtuman muokkauksen yhteydessä lisäämät tai webissä Tapahtumat-sivulla tapahtuman muokkauksessa kenttään Lisätiedot hyväksyjältä kirjoittamat lisätiedot (kuitattavissa)

  • Lisätiedot työntekijältä: työntekijän appissa vuoron muokkauksen yhteydessä lisäämät lisätiedot (kuitattavissa)

• Ruokatauko (aterimet ikoni): tapahtumalle merkityn ruokatauon kesto

• Ruokaperintä (ristissä olevat aterimet): mahdollinen vuorolle lisätty ruokaperinnän arvo. Ruokaperintä on määritettävissä ja sarake näkyy vain Baronan ja SOL:n ympäristöissä.

• Tapahtumatyyppi: tapahtumatyyppi

• Palkkatyyppi: tapahtuman työntekijän palkkatyyppi (tunti- tai kuukausipalkka)

• Työntekijä hyväksyntä (pyöreä hahmoikoni): jos työntekijä on hyväksynyt vuoron appissa, sarakkeessa näkyy vihreä hyväksyntämerkki. Työntekijän hyväksyntä ei ole pakollinen.

• Työsopimustyyppi: tapahtuman työntekijän sopimustyyppi

• Projektinumero: mahdollinen tapahtumalle valittu projektitieto

• Alue: tapahtuman työkohteen alue

• Tuote: tapahtumalle mahdollisesti automaattisesti tuotesääntöjen mukaan tai manuaalisesti Tapahtumat-sivun Muokkaa-/Lisää-formilla lisätty tuote.

• Lisäpalvelut: tapahtumalle mahdollisesti käsin kiinnitetyt tai automaattisesti nousevat lisäpalvelut ja niiden määrät

• Perumisen syy: vuoron perumisen yhteydessä valittu perumisen syy. Voi näkyä vain peruttujen vuorojen riveillä.

• Perumisen lisätieto: vuoron perumisen yhteydessä mahdollisesti lisätty perumisen lisätieto. Voi näkyä vain peruttujen vuorojen riveillä.

• Poistettu: onko vuoro peruttu vai ei. Oletuksena tapahtumalistassa näkyy vain ei-perutut vuorot. Perutut vuorot saa listaan mukaan aktivoimalla suodattimista valinnan ‘Näytä myös poistetut’, joka näyttää listassa myös ne perutut vuorot, joissa on perumishetkellä ollut työntekijäkiinnitys.

  • Tällä hetkellä peruttuja vuoroja, joissa ei ollut perumishetkellä työntekijäkiinnitystä, ei näy Tapahtumat-sivulla tai muuallakaan käyttöliittymässä perumisen jälkeen missään.

Tapahtumat-osion toiminnot

Kun Tapahtumat-osiossa valitsee listan rivejä, massatoimintopainikkeista aktivoituvat aina ne, jotka ovat käytettävissä vähintään yhdelle valituista riveistä. Tapahtumariveillä näkyy myös useampia rivitoimintoja ja niistä aktiivisena ne, joita kyseisellä rivillä voi käyttää. Disabloiduilla rivitoiminnoilla tooltip kertoo tarkemmin, miksi painike ei ole käytettävissä.

• Luo uusi: luo uuden tapahtuman. Tapahtumat-osiossa on tarkoitus lisätä tapahtumia suoraan työntekijöille, joten kentistä on näkyvissä perustiedot ja mahdolliset palkkaan tai laskutukseen vaikuttavat kentät ja siksi myös työntekijävalinta on pakollinen. Vuorot-osion Luo uusi - kohtaan verrattuna näkyvissä on muutama eri kenttä:

  • Lisätiedot hyväksyjältä: tapahtuman hyväksyjä voi kirjoittaa lisätietoja, jotka näkyvät tapahtumalla käsittelyvaiheessa ja käsittelyn jälkeen muodostuvilla toteumariveillä. Kenttään on tarkoitus kirjoittaa mahdollisia palkkaan tai laskutukseen vaikuttavia lisätietoja, jotka olisi hyvä nähdä tapahtuman/toteuman rivillä myöhemminkin. Kenttään kirjoitettu tieto näkyy hallintokäyttäjille ja ulkoisille käyttäjille, mutta ei työntekijöille.

  • Hyväksy: kun ruudun täppää, tapahtuma menee automaattisesti Hyväksytty-tilaan eikä sitä tarvitse enää hyväksyä erikseen.

• Muokkaa: avaa tapahtuman muokkaukseen. Tapahtumaa voi muokata vain, jos se on Hyväksymättä-tilassa. Jos tapahtuma on jo hyväksytty tai käsitelty, käsittely ja hyväksyntä pitää peruttaa ennen kuin tapahtumaa voi muokata.

• Hyväksy: hyväksyy tapahtuman käsittelyvalmiuteen.

• Peru hyväksyntä: peruu tapahtuman hyväksynnän. Jos tapahtuma on jo käsitelty, käsittely tulee perua ennen kuin hyväksyntä voidaan perua.

• Peru käsittely: peruu käsittelyn. Voidaan tehdä vain käsitellyille tapahtumille, joiden toteumarivit näkyvät Toteuma-osiossa Siirtämättömät-pääsuodattimen alla. Jos toteumarivit näkyvät Siirtoon hyväksytyt tai Siirretty -suodattimien alla, ne pitää ensin saada palautettua takaisin siirtämättömiin ja vasta sen jälkeen tapahtuman käsittely voidaan perua. Käsittely pitää perua ennen kuin tapahtuman hyväksyntää voidaan perua.

• Osita: tapahtuma voidaan jakaa kahdeksi eri tapahtumaksi. Osita-valikossa valitaan osituksen kellonaika ja tapahtumatyypit, jollaisiksi ositettava tapahtuma muutetaan ennen ja/tai jälkeen osituksen kellonajan. Osituksen voi tehdä vain hyväksymättömälle tapahtumalle. Ositus on hyödyllinen esimerkiksi tilanteissa, joissa työntekijä on sairastunut kesken päivän.

• Kuittaa luetuksi: tapahtumilla olevista lisätiedoista kuitattavia ovat Lisätiedot työntekijältä -kentän (työntekijän appissa tapahtuman muokkauksessa näkyvä kenttä) ja Lisätiedot hyväksyjältä -kentän (Tapahtumat-sivulla tapahtuman luonnissa/muokkauksessa ja hallinto- ja tilaajakäyttäjän appissa menneiden vuorojen muokkauksessa näkyvä kenttä) tiedot. Kun tapahtuman lisätiedot kuitataan luetuksi, tapahtumalistauksen Lisätiedot-sarakkeessa näkyvät puhekuplaikonit katoavat näkyvistä.

• Aseta kuitattavaksi: kuitatut Lisätiedot työntekijältä -kentän ja Lisätiedot hyväksyjältä -kentän lisätiedot palautuvat takaisin kuitattavaksi. Puhekuplaikoni palaa tapahtuman riville Lisätiedot-sarakkeeseen. Vain tapahtumia, joilla on kuitattuja lisätietoja, voi asettaa kuitattavaksi.

• Peru vuoro: peruu vuoron perumisen syyllä. Vain hyväksymättömiä tai hyväksyttyjä vuoroja voi perua.

• Poista (vain rivitoiminto): poistaa muun tapahtumatyypin kuin vuoron. Muita tapahtumatyyppejä voi poistaa vain yksittäin rivitoiminnolla. Vain hyväksymättömiä tapahtumia voi poistaa.

• Käsittele ilman toteumaa (vain rivitoiminto): käsittelee tapahtuman, jolle ei muodostu toteumarivejä. Tapahtuman tilaksi vaihtuu Käsitelty, mutta siitä ei muodostu toteumarivejä Toteuma-osioon. Tällaisia ovat tapahtumat, joille ei ole määritetty tunti- tai kuukausipalkkaisen peruspalkkalajia Ylläpito → Tapahtumatyypit-osiossa. Tällaisia tapahtumia ei voi käsitellä massatoimintona vaan ainoastaan yksitellen “Käsittele ilman toteumaa“ -rivitoiminnolla.